Methoden der Veränderung

Gruppenarbeit bei Workshops und Veranstaltungen: Praktische Tipps für die erfolgreiche Organisation

Was falsch verstanden werden kann, wird falsch verstanden so lautet ist Murphys Law für Arbeitsgruppen. Zwar werden mündliche Instruktionen selten von allen Gruppen missverstanden, aber fast immer von einigen. Neben den Instruktionen sind vor allem das Zeit-Management und das Vorgehen beim Auswerten der Berichte im Plenum kritisch.

Viele Teilnehmer stellen sich erst im Gruppenraum die Frage, was eigentlich Ihre Aufgabenstellung ist. Wenn sie Glück haben, ist mindestens einer da, der besser aufgepasst hat. (Häufig übrigens Frauen.) Wenn nicht, versucht die Gruppe als erstes, aus den gemeinsamen Erinnerungsbruchstücken die Aufgabenstellung zu rekonstruieren – und einigt sich am Ende darauf, was sie gemeinsam dafür halten wollen. Ähnlichkeiten mit der realen Aufgabenstellung sind beabsichtigt, aber nicht unbedingt gewährleistet.

Klare Aufgaben und Strukturen

Falls Sie daran interessiert sind, Ihre Aufgabenstellung später in den Arbeitsergebnissen wiedererkennen zu können, verteilen Sie die Aufgabenstellung schriftlich. Am besten in Form von klaren, einfach formulierten Fragen ohne Verneinungen, die Sie mehreren durchschnittlich begabten Personen zur Verständlichkeitsprüfung vorgelegt haben. Ernsthaft: Das Problem ist, dass Fragen, die Ihnen selbst glasklar und einleuchtend erscheinen, für Menschen, die Ihre Hintergrundinformationen nicht haben und/oder anders denken als Sie, schwer verständlich sein und originelle Missverständnisse auslösen können.

Geben Sie den Arbeitsgruppen nicht zu viel Zeit für ihre Themen! Auch hier gilt Parkinsons Gesetz: "Arbeit dehnt sich aus, bis sie die zu Verfügung stehende Zeit ausgefüllt hat." Ob eine Gruppe eine Stunde, anderthalb oder zwei Stunden Zeit hat, ändert an Umfang und Qualität der Ergebnisse in der Regel wenig – im Bewusstsein, zwei Stunden Zeit zu haben, fängt man schon sehr viel behäbiger an. Im Zweifelsfall ist es besser, einige Gruppen beschweren sich hinterher, dass nicht genügend Zeit war (im Sozialbereich tun sie das sowieso), als dass einige, die sich die Sache leicht machen, behaupten, vorzeitig fertig zu sein, und alle übrigen nerven.

Wenn die Aufgabenstellung so umfangreich ist, dass sie in einer Stunde nicht zu schaffen ist, prüfen Sie, ob Sie sie auf zwei Schritte aufteilen können. Zwei aufeinander aufbauende Arbeitsgruppen sind in der Regel sehr viel ergiebiger als eine von doppelter Länge.

Berichterstattung im Plenum: Alternativen zum Erdulden

Eine Arbeitsgruppe macht nur Sinn, wenn die Ergebnisse auch berichtet und zur Kenntnis genommen werden. Wenn aber fünf oder noch mehr Arbeitsgruppen hinter einander ihre Antworten auf die immer gleichen Fragen vorstellen, ist dies mehr, als ein Mensch ertragen kann. Versuchen Sie, damit die Gruppenberichte nicht zur Tortur werden, mit maximal vier parallelen Arbeitsgruppen auszukommen, selbst wenn dann die Gruppen etwas (zu) groß werden. Aber die Alternative zu vier Gruppen zu je 15 Personen ist sechs Gruppen zu 10 (oder acht Gruppen zu 7 - 8), und das lässt sich im Plenum nicht mehr vernünftig auswerten.

Schon bei vier Gruppen werden die Plenumsberichte langweilig, wenn jede ihre Antworten auf die gleichen Fragen von A bis Z vorstellt. Die letzten Gruppen werden dann üblicherweise mehr ertragen als gewürdigt; selbst der abschließende Beifall ist eher ein Zeichen von Erleichterung als von Zustimmung. Eine gute Alternative ist ein Vorgehen in der Reihenfolge der Fragen. Das heißt, Sie beginnen mit der ersten Frage und holen hierzu reihum die Stellungnahmen aller Gruppen ein, gehen dann weiter zur zweiten, usw. Damit alle Gruppen gleichermaßen zur Geltung kommen, beginnen Sie nicht immer mit der gleichen Arbeitsgruppe, sondern rufen zu jeder Frage eine andere auf.

Falls Sie bei einer sehr großen Veranstaltung dennoch deutlich mehr als vier Arbeitsgruppen machen müssen, dann gehen Sie am besten den umgekehrten Weg: Bitten Sie die Teilnehmer, sich auf Fünfer- oder Sechser-Gruppen aufzuteilen. Ob das dann 10, 20 oder 50 sind, spielt keine Rolle. Der Plenumsbericht läuft dann nicht mehr von Gruppe zu Gruppe, weil Sie sonst spätestens nach der achten Gruppe gelyncht werden.

Erläutern Sie statt dessen, dass Sie die wichtigsten Ergebnisse in Form einer moderierten Diskussion zusammen tragen wollen, und fragen Sie dann einfach ins Plenum, was die wichtigsten Aussagen zu Frage 1 sind. Sobald eine Gruppe ihr Statement abgegeben hat, fragen Sie, welche Gruppen zu ähnlichen Aussagen gekommen sind. Zählen Sie entweder (bei sehr vielen Gruppen) nur die Zahl der Meldungen, oder lassen Sie noch ein oder zwei Statements zu. Fragen Sie dann, ob es Gruppen gibt, die ganz andere Antworten gefunden haben, und lassen Sie diese kurz erläutern. Fragen Sie dann, ob noch jemand etwas ergänzen möchte, und gehen dann zügig zur nächsten Frage weiter. Ein Co-Moderator kann das Ganze auf Flipchart oder Projektor dokumentieren.

Straffe, aber realistische Strukturen

Wenn Gruppen mit ihrer Arbeit nicht fertig geworden sind, kann man es sich in kleineren Veranstaltungen leisten, noch mal zehn Minuten oder eine Viertelstunde zuzugeben. In Großgruppen entsteht bei so viel Flexibilität schnell Chaos, und Sie riskieren, völlig aus dem Zeitplan zu fliegen. Machen Sie daher allen Gruppen bei einem kurzen Besuch zehn Minuten vor Ablauf der gesetzten Zeit deutlich, dass es keine "Verlängerung" gibt!

Lassen Sie nicht 30 Leute auf eine überziehende Arbeitsgruppe warten, sondern beginnen Sie mit den Plenumsberichten, sobald die festgelegte Zeit erreicht und die Mehrzahl der Teilnehmer anwesend ist – nicht aus "erzieherischen Gründen", sondern weil sonst die einen ihr Handy einschalten, andere nach draußen gehen und die dritten sich zu einer Besprechung zurückziehen. Worauf die verspätete Gruppe nach ihrem Eintreffen erst mal Kaffeepause macht und dann ebenfalls die Handys einschaltet. Mit der Folge, dass aus zehn Minuten Überziehen leicht eine Verspätung von einer halben Stunde wird, bei gleichzeitig wachsender Unzufriedenheit der Teilnehmer. (Very German, I know – doch meine Erfahrung ist, dass es auch von Südeuropäern und Südamerikanern geschätzt wird, wenn eine Veranstaltung gut organisiert abläuft.)

Einen Zeitplan kann man nur einhalten, wenn er halbwegs realistisch ist. Häufig werden die Zeitvorgaben für die Gruppenarbeit zu großzügig und die Zeiten für Berichte und Diskussionen im Plenum zu knapp angesetzt. Gehen Sie als Faustregel davon aus, dass jeder Gruppenbericht im Plenum etwa eine Viertelstunde in Anspruch nimmt – bei emotionsbesetzten Themen mehr, bei Inhalten, die einfach zur Kenntnis genommen und abgenickt werden, weniger. Und vergessen Sie nicht die Übergangszeiten, die um so mehr zu Buche schlagen, je größer die Gruppe ist (siehe nächster Absatz).

Wenn Sie einer Gruppe von 30 Personen eine Kaffeepause von 10 Minuten geben, wird höchstens die Hälfte Kaffee (oder sonst etwas) bekommen. Denn bevor sich das ganze Rudel unter zahlreichen Randgesprächen durch den einzigen Ausgang gezwängt hat, ist die Pause eigentlich schon vorbei. Noch zeitraubender ist es, wenn Sie in Gruppenräume wechseln, die sich in unterschiedlichen Etagen oder Gebäudeteilen befinden. Bis die letzte Gruppe ihren Raum gefunden hat und die Arbeit aufnimmt, sind 10 - 15 Minuten locker vorbei.

Kräftig verschätzen kann man sich auch mit Mahlzeiten. Wenn eine mittelgroße Gruppe in einer Stunde und bei guter Organisation auch in 40 Minuten zu Mittag gegessen haben kann, braucht man es bei einer großen unter anderthalb Stunden gar nicht versuchen. Wenn dann noch eine Parallelveranstaltung das Büffet blockiert oder Küche und Service nicht in die Gänge kommen, können auch zwei Stunden knapp werden.

Checken Sie deshalb schon bei der Planung einer Veranstaltung, ob noch andere Veranstaltungen im Hause stattfinden und wenn ja, wann sie planmäßig Pause machen. Legen Sie Ihre Essenspausen dann vor die der anderen Veranstaltungen – neben den geringeren Wartezeiten profitieren Ihre Teilnehmer dann auch von dem noch nicht kahlgefressenen Büffet. Und lassen Sie sich von früheren Veranstaltungen berichten, ob das Timing geklappt hat, und vereinbaren Sie bei Großveranstaltungen notfalls eine Vertragsstrafe.

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