Methoden der Veränderung

Persönlicher Brief: Ein "Joker" für spezielle Fälle

In Zeiten von Telefon und E-Mail hat ein persönlicher, möglicherweise sogar handgeschriebener Brief aus höheren Hierarchieebenen den Charakter des Besonderen. (Zumindest dann, wenn er nicht bloß den Verdacht nährt, dass sich der Vorstand mit modernen Kommunikationsmitteln schwer tut.) Schon von der "Auflage" her eignet sich ein persönlicher Brief (nicht zu verwechseln mit einem Mailing) nur für sehr gezielte, punktgenaue Interventionen. Im Methoden-Repertoire des Change Management ist er eher ein Joker für Sonderfälle als ein Standard-Instrument. Wann ein persönlicher Brief das richtige Signal ist und wie er abgefasst sein muss, ist sehr stark eine Frage des Gespürs.

Nur wenn er wirklich auf den Adressaten und dessen besondere Situation eingeht, ist ein Brief eine sinnvolle Sache. Ein allgemeiner Appell wird nicht dadurch persönlich, dass er handgeschrieben ist und nur in einem einzigen Exemplar existiert. Tiefe Wirkung auf den Empfänger wird ein Brief nur dann entfalten, wenn der sich persönlich angesprochen und in seinem Denken verstanden fühlt – und auch ein Stückchen geehrt, dass sich der Vorstand seinetwegen diese Mühe macht.

Ein Brief hat den Nachteil, dass man die Reaktionen des Empfängers nicht sieht und nicht, wie im persönlichen Gespräch, auf sie eingehen kann. Er hat den Vorteil, dass der Empfänger sich dem geschriebenen Text nicht ohne weiteres entziehen kann, indem er, wie im persönlichen Gespräch, in wortreiche Erklärungen und Rechtfertigungen flüchtet. Und dass er nicht sofort antworten kann, sondern sich erst einmal mit den Aussagen auseinandersetzen muss. Sowohl als Vorteil wie als Nachteil kann man ansehen, dass man nichts relativieren kann. "Ha gegrapha, gegrapha", soll schon Pontius Pilatus gesagt haben: "Was ich geschrieben habe, habe ich geschrieben." Diese Endgültigkeit liegt dem einen, dem anderen nicht.

Ich habe Briefe erlebt, die hartnäckige Opponenten zum Einlassen auf einen konstruktiven Dialog veranlasst haben, und solche, die wirkungslos verpufft sind – zum Schaden des Schreibers. Solche, die mit Wut und Empörung auf öffentlichen Veranstaltungen verlesen wurden, als Beweis dafür, wie die Geschäftsleitung Leute unter Druck setzt, und solche, die mit innerer Berührung zitiert wurden, um den Kollegen eine veränderte Haltung zu begründen. Von keiner Sorte indes sehr viele, den persönliche Briefe sind ein stilles und wohl auch seltenes Instrument.

Für den Fall, dass Sie auf einen persönlichen Brief eine Antwort erhalten, die ihrerseits eine Antwort von Ihnen erwartet: Erwidern Sie nicht schriftlich, sondern wechseln Sie ins Vier-Augen-Gespräch. Denn so sehr ein Brief ein Signal setzen kann, so wenig eignet sich dieses Medium dazu, Unstimmigkeiten auszudiskutieren und zu einem gemeinsamen Weg zurückzufinden.

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