Methoden der Veränderung

Projektteam(s) intern und extern

5 - 40 Personen

Klarheit über übergeordnete Projektziele, Ziele der aktuellen Projektphase und erwartete Resultate

Nutzen des Projekts für das Unternehmen

Konkretes Vorgehen und anzuwendende Methoden

Team-Zusammensetzung und eigene Rolle

Zu erwartender Arbeitsumfang und ggf. vorgesehene Freistellung vom Tagesgeschäft (in Prozent der Arbeitszeit)

Zeitpläne und Meilensteine

Gegenseitiges Kennenlernen des Projektteams (sowohl intern als auch zwischen Internen und Beratern)

Teambuilding

Motivation, d.h. Erkenntnis des Teams, dass es einen Beitrag für die Zukunft des Unternehmens leisten kann und will

Projektziele und Grundstruktur des Vorgehens ist definiert

Unterstützung durch das Top Management ist gesichert; ein einflussreicher Schirmherr ("Pate") ist benannt

Projekt-Mitglieder sind benannt und rechtzeitig vorher informiert / eingeladen

Der "Pate" sollte die übergeordnete Einordnung des Projektes (realistisch, ohne allzu viel Übertreibung!) vornehmen. Er sollte wissen, dass er die tatsächliche Bedeutung, die er dem Projekt beimisst, auch dadurch kommuniziert, wie viel Zeit er sich nimmt und mit wie viel Aufmerksamkeit und Engagement er bei der Sache ist.

Der oder die Projektleiter müssen die Teams davon überzeugen, dass sie sich ihrer Führung anvertrauen können. Das ist weniger eine Frage von großen Sprüchen als davon, das Vorgehen sauber zu strukturieren und das Team auf einen gemeinsamen Kurs zu bringen.

Die Teammitglieder sollten in diesem ersten Treffen nicht bloß Zuschauer sein, sondern von vorn herein eine aktive und mitgestaltende Rolle einnehmen. Das geht nur dann, wenn dafür genügend Zeit eingeplant ist.

08:30 h

Begrüßung und Einführung:Bedeutung und Nutzen des Projekts

Geschäftsführer / Vorstand ("Pate")

09:00 h

Projektziele, Projektphasen und Vorgehensweise
(ggf. Ergebnisse aus vorausgegangen Projekten / Phasen)

Projektleiter (intern oder extern)

10:00 h

Kaffeepause

10:20 h

Arbeitsteams, Aufgabenpakete, Zeitpläne

Projektleiter / Teilprojektleiter

11:00 h

Workshop der Projektteams zur Aufgabenstrukturierung

Teilprojektleiter / Teams

12:00 h

Kurzberichte / Zusammenfassung

Teilprojektleiter / Projektleiter

13:00 h

Gemeinsames Mittagessen(mit Vorstand)

alle

Durchführung als ganztägiger Workshop, d.h. konkret: 14:00 – 17:00 h Sitzungen der Projektteams

Durchführung als Klausur (1,5 Tage mit Übernachtung)

Besprechungsräume (ggf. auch Räume für Gruppenarbeit reservieren)

Bei externer Durchführung geeignetes Hotel (um etwas Distanz zum Tagesgeschäft herzustellen, eignet sich eine ruhige ländliche Atmosphäre besser als ein Stadt- oder Flughafenhotel)

Informell, freundlich und vor allem rechtzeitig

Ggf. Handouts mit wichtigsten Präsentationsfolien

Ggf. schriftliche Instruktionen für die Workshops

Projektteam-Mitglieder frühzeitig ansprechen und für das Projekt gewinnen! (Projektleiter / "Pate")

Anwesenheit aller Projektmitglieder sicherstellen!

Eigentlich ist es "schade um die schöne Motivation", wenn die Projektteams nach einem gelungenen Kickoff sofort wieder auseinander gehen und sich erst ein oder zwei Wochen später zur ersten Projektsitzung treffen. Besser die vorhandene Energie gleich produktiv nutzen und die erste Arbeitssitzung integrieren!

Durchgängige Anwesenheit des "Projekt-Paten" unterstreicht Bedeutung und Ernsthaftigkeit

Bereits beim Kickoff-Meeting feste Termine für die gesamte Projektphase festlegen!

Der Verlauf des Kickoff-Meetings prägt den Arbeitsstil für das gesamte Projekt, deshalb inhaltlich und organisatorisch gut vorbereiten und eher straff durchführen! (Aber Freiraum für Diskussion lassen!)

Protokoll / Dokumentation umgehend an die Teilnehmer verteilen!