Methoden der Veränderung

Projekt-Website: Zeitnahe und umfassende Information im Intranet

Für größere Change Management-Projekte lohnt es sich oft, eine eigene Website im Intranet einzurichten – möglichst zeitnah, informativ und aktuell. Idealerweise enthält sie auch ein Diskussionsforum, einen FAQ-Bereich ("Frequently Asked Questions") und eine (aktuelle!) Rubrik "Latest News / Neueste Nachrichten". Allerdings sollten Sie den Aufwand hierfür ist nicht unterschätzen: So mal eben nebenher lässt sich so etwas nicht machen – dafür muss eigens Kapazität bereitgestellt werden.

Genau das kann in mittelständischen Unternehmen zum Problem werden, wenn es darum geht, das Budget für eine solche Projekt-Website genehmigt zu bekommen. Denn Vorstände und Geschäftsführer gehören oft noch der Generation an, die noch nicht mit PC und Internet aufgewachsen sind. Von daher sind sie in der Gefahr, dieses Instrument eher als überflüssigen Modegag zu verstehen. Die Antwort auf die klassische Frage "Bringt das wirklich etwas?" ist ein dreifaches Ja. Erstens, weil es ein Symbol dafür ist, dass das Unternehmen mit der Zeit geht; zweitens, weil es eine Ermutigung für diejenigen im Unternehmen ist, die auf Modernisierung und Veränderung drängen, drittens und vor allem, weil dies eine schnelle, umfassende und flexible Methode der Information ist.

So eine Website hat ihre eigenen Spielregeln. Das beginnt mit der Spannung zwischen Aktualität und dauerhafter Gültigkeit. In der physischen Welt ist für das eine die Zeitung oder das Rundschreiben "zuständig", für das andere das Handbuch oder die Dokumentation. In der Website muss beides integriert werden – und auffindbar sein, ohne sich zu einem unübersichtlichen Gewirr zu vermischen.

Dies kann z.B. durch eine Portal-Seite mit dem fast schon zum Standard gewordenen dreispaltigen Aufbau erreicht werden: Die (breite) mittlere Spalte bietet aktuelle Informationen (u.U. mit nur kurz angerissenen Beiträgen, von denen aus man sich mit der Taste "mehr" zu tiefergehenden Informationen klicken kann), die linke Spalte liefert eine Übersicht über die Themenschwerpunkte der Site, und die rechte Spalte konzentriert sich auf Highlights und besondere Themen.

So wichtig es ist, eine übersichtliche Struktur zu anzubieten, damit sich die Nutzer zurecht finden und die Seite nicht frustriert verlassen, so wenig sollte man sich vornehmen, technisch und formale perfekte Sites ins Netz zu stellen. Denn jede Art von Feinarbeit kostet Zeit. Und Zeit kostet Aktualität. Wie man aber aus der einen oder anderen perfekt gestalteten Werkzeitung lernen kann, die wegen mangelnder Aktualität und Relevanz kaum Leserresonanz findet, hat gerade bei der internen Kommunikation Aktualität einen sehr viel größeren Stellenwert als die optische Gestaltung – im Gegensatz zu Lifestyle-Zeitschriften. Denn eine Information, die alle Insider längst (besser) wissen, löst auch bei hinreißender Gestaltung allenfalls gelangweiltes Schulterzucken aus.

Ihre Projekt-Website sollte sinnvollerweise in das Intranet Ihres Unternehmens eingebunden werden. Deshalb sollten Sie Ihre Pläne frühzeitig mit den hierfür verantwortlichen Personen diskutieren, zum einen um zu erfahren, welche Spezifikationen eingehalten werden müssen oder sollten, zum anderen um zu besprechen, ob und in welcher Form im Intranet auf Ihre Seiten aufmerksam gemacht werden kann. Unter Umständen können Sie dort auch Unterstützung bei der Realisierung Ihres Vorhabens bekommen.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine Projekt-Website ist gutes internes Marketing. Das gilt besonders für "Push-Projekte", bei denen der Informationsbedarf des Projekts deutlich großer ist als das Informationsbedürfnis der Mitarbeiter. (Einfacher ist es bei "Pull-Projekten": Dort genügt es, die Website bekannt zu machen; dann rufen sie die Leute von sich aus auf, weil sie ein brennendes Interesse an den Informationen haben.)

Denn während man einen Newsletter, der einem ins Postfach gesteckt wird, wohl oder übel zur Kenntnis nehmen muss, gibt es bei einer Website keine solche Zwangsläufigkeit. Eine Website muss man aktiv aufrufen, und das tut man in der Regel nur, wenn man erstens von ihr weiß und sich zweitens etwas von ihr verspricht – und sei es auch nur etwas Zerstreuung oder die Befriedigung von Neugier. Wenn Sie Besucher wollen, müssen deshalb Sie auf Ihre Website aufmerksam machen – zum Beispiel durch Links auf vielbesuchten Seiten im Intranet, aber auch durch Hinweise auf internen Memos (Fußzeilen!), E-Mails (in der Signatur) und natürlich auf allen geschriebenen Unterlagen wie auch durch penetrante Hinweise in der mündlichen Kommunikation.

Dazu eine nette Anekdote: Der Leiter eines Projekts hatte es sich angewöhnt, bei wirklich jeder Gelegenheit penetrant auf die Projekt-Website hinzuweisen. So auch zum wiederholten Male in einer Lenkungsausschuss-Sitzung. Als daraufhin einer der Bereichsleiter genervt "Nicht schon wieder!" dazwischen rief, sagte der Projektleiter trocken: "Ich werde das so lange wiederholen, bis auch Sie unsere Website besucht haben!" Worauf der Bereichsleiter, der offenbar nicht wusste, dass solche Überprüfungen gar nicht möglich waren, resigniert meinte: "Also gut, ich schau mir's an!"

Doch mit Marketing allein ist es nicht getan. Besucher auf die Website zu locken, ist nur dann ein dauerhafter Erfolg, wenn sie wieder kommen. Mit "Einmal-und-nie-wieder"-Besuchern ist nichts gewonnen. Das jedoch ist nicht mehr eine Sache des Marketing, sondern eine der Substanz: Wenn ich beim ersten Besuch zu dem Ergebnis gekommen bin, dass sich der Besuch nicht lohnt, dann hilft auch kein Marketing mehr.

Wenn Sie gar möchten, dass die Leute regelmäßig auf Ihre Website schauen, müssen Sie ihnen immer wieder Neues bieten – nach der einfachen Regel: Erkennbare (!) Aktualisierungen sollten etwas häufiger vorgenommen werden als die Besuchsfrequenz, die Sie sich wünschen. Auf diese Updates können Sie in der gleichen Weise aufmerksam machen wie auf die Website selbst.

© 2001 Winfried Berner - vollständige oder auszugsweise Wiedergabe, gleich in welcher Form, honorarpflichtig und nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung / Zitate im üblichen Umfang mit Quellenangabe gemäß wiss. Zitationsregeln zulässig. Näheres siehe Nutzungsbedingungen.

Verwandte Themen:
Newsletter
Diskussionsforum im Intranet
E-Mail-Newsletter
Werkszeitung