Projektmanagement der Veränderung

Dokumentation: Ein Protokoll ist meistens nicht die beste Lösung

"Wer führt heute das Protokoll?" – "Immer der, der fragt!" Mit diesem Ritual beginnen viele Meetings. Meist einigt man sich dann auf ein Ergebnisprotokoll – und hat damit bereits den ersten schwerwiegenden Fehler gemacht. Denn Ergebnisprotokolle sind eine ausgesprochen defizitäre Dokumentationsform, weil sie die Gründe für getroffene Entscheidungen nicht festhalten. Deshalb taugen sie allenfalls dazu, später nachlesen, welche Entscheidungen getroffen wurden – sofern sich die Formulierung nicht im Nachhinein als unklar erweist. Doch sind sie unbrauchbar, um Entscheidungen oder Vorschläge für andere nachvollziehbar zu machen.

Projektteams treffen selten abschließende Entscheidungen. In aller Regel berichten sie an einen Lenkungsausschuss oder ein anderes Steuerungsgremium. Und dort würde man sich bedanken, wenn das Team nur sagen könnte: "Wir haben das Thema lange diskutiert und sind am Schluss zu dieser Empfehlung gekommen. Warum, wissen wir auch nicht mehr so genau!" Außerdem müssen die Ergebnisse meistens in irgend einer Form an die betroffenen Bereiche und ihre Mitarbeiter und Führungskräfte kommuniziert werden. Auch dort hätte man ein Problem, wenn man für die vorgeschlagenen Maßnahmen keine Begründungen liefern könnte.

Infolgedessen setzt kurz vor der Präsentation oftmals hektische Betriebsamkeit ein. Mühsam versucht man dann, zu rekonstruieren, aus welchen Gründen man damals zu bestimmten Festlegungen gekommen ist – und bekommt nicht selten Zweifel, ob die damaligen Aussagen wirklich ausreichend fundiert waren. Ein Ergebnisprotokoll bietet an dieser entscheidenden Stelle keinerlei Hilfe; es bleibt einem dann nichts anderes übrig, als die Gründe mühselig aus dem Gedächtnis und durch Befragung der Teilnehmer zu rekonstruieren oder sich kurzfristig noch eine Begründung aus den Fingern zu saugen. Als Projekt-Dokumentation sind Ergebnisprotokolle daher ungeeignet.

Die klassische Alternative zum Ergebnisprotokoll ist das Verlaufsprotokoll, das jeden einzelnen Diskussionsbeitrag wiedergibt, entweder im Wortlaut (Bundestag) oder in Stichworten. Für Projekte und andere geschäftliche Meetings ist das unpraktikabel – es bedeutet einen riesigen Arbeitsaufwand sowohl beim Erstellen als auch beim Lesen, und in der Regel vergammeln solche 10 – 20-seitigen Protokolle ungelesen in den "Stapeln des schlechten Gewissens".

Wie aber soll man dann dokumentieren? Wenn man Protokolle analysiert, stellt man fest, dass sie im Wesentlichen zwei Arten von Aussagen enthalten: Zum einen inhaltliche Arbeitsergebnisse, zum anderen Informationen, die mit der Arbeitsplanung zu tun haben: Verabrechungen zum weiteren Vorgehen, Sitzungs-, Urlaubs- und Abwesenheitstermine u.ä. Es empfiehlt sich, diese beiden Arten von Ergebnissen konsequenz zu trennen.

Die Absprachen zum weiteren Vorgehen werden am Besten in Aufgabenlisten, Maßnahmenplänen, Agendas oder Ähnlichem festgehalten. Ergebnisse hingegen sollten gleich in präsentationsfähiger Aufbereitung dokumentiert werden, also nicht nur die Entscheidung bzw. Empfehlung enthalten, sondern auch ihre Begründung oder Herleitung. Das spart erstens Arbeit, weil der unnötige Zwischenschritt der Protokollierung entfällt, zweitens dient es der Qualitätssicherung, weil man beim Dokumentieren zwangsläufig noch mal die Sinnhaftigkeit und Schlüssigkeit der gemachten Aussagen überprüft. Das heißt, Entscheidungen, die eher durch emotionalen als durch rationalen Konsens zustande kamen, also zum Beispiel durch Ungeduld, Erschöpfung oder Gruppendruck, werden noch einmal auf ihre Haltbarkeit und Überzeugungskraft abgeklopft – und zwar, bevor man weitere Schritte darauf aufbaut.

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