Projektmanagement der Veränderung

Projektauftrag: Checkliste der zu klärenden Punkte

Eine saubere Auftragsklärung ist die wichtigste Krisenprävention. Sie sollte in einem schriftlichen Projektauftrag zusammengefasst werden. Hier eine Checkliste, die Ihnen hilft, im Vorfeld an alle wichtigen Fragen zu denken.

A. Explizite und implizite Erwartungen des Auftraggebers

	Veränderungsziele: Was genau soll durch das Projekt erreicht werden? Was soll an konkreten Veränderungen bewirkt werden?
	Operationalisierung: Woran machen Sie fest, ob das Projekt erfolgreich war?
	Vermeidungsziele: Was sollte auf keinen Fall passieren / herauskommen? Welche unerwünschten Veränderungen sollen nicht eintreten? Welche bestehenden "Risiken und Nebenwirkungen" sind zu vermeiden?
	Bewahrungsziele: Welche vorhandenen Stärken, Vorteile, Besonderheiten dürfen nicht in Gefahr gebracht werden?

B. Grundverständnis der betroffenen Bereiche / Abteilungen
(Hintergrundwissen für Projektleiter; muss nicht Bestandteil des Projektauftrags sein)

	Aufgaben und Struktur
	Schnittstellen nach innen und außen
	Probleme / Engpässe
	Personen

C. Hintergründe der Problemlage
(Hintergrundwissen für Projektleiter; muss nicht Bestandteil des Projektauftrags sein)

	Vorgeschichte
	Warum ist das Problem nicht schon längst gelöst? Was steht bislang einer Lösung im Wege?
	Gab es schon Versuche, das Problem zu lösen, die fehlgeschlagen sind?
	Was hindert Sie, das Problem selbst zu lösen?
	Vorhandene / zurückliegende Enttäuschungen und Konflikte
	Absehbare Schwierigkeiten und Konflikte

D. Vorgehensweise und Methoden

	Erforderliche Vorarbeiten (und wer sie macht)
	Vorgehensweise Bestandsaufnahme
	Lösungsfindung / weiteres Vorgehen
	Übergang in die Umsetzung
	Budget und Zeitplan
	Projektstruktur und -organisation einschließlich Berichtsstruktur
	Präsentationsrhythmus
	Teamzusammensetzung
	volle oder teilweise Freistellung der Teammitglieder

E. Kommunikation

	Information / Einbeziehung der betroffenen Bereiche
	Gewinnung und Motivation der Teammitglieder
	Fortlaufende Kommunikation der Projektergebnisse (und wer sie macht)
	Information und ggf. Einbeziehung des Betriebsrats

F. Rolle des Auftraggebers im Projekt

	Einbindung über Lenkungsausschuss hinaus
	"Mitwirkungspflichten"
	Gewinnung und Motivation der Teammitglieder
	Abdeckung der gesetzlichen Mitbestimmung
	Umgang mit Schwierigkeiten und Konflikten
	Rolle beim Übergang in die Umsetzung

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