Die Umsetzungsberatung

Methoden der Veränderung

Elektronische Newsletter: Schnell, wirksam und (halbwegs) interaktiv

 

Längst ist E-Mail zu einer festen Größe im Unternehmensalltag geworden, und natürlich wird sie auch als Kommunikationsinstrument im Change Management verwendet. Ihre entscheidenden Vorteile sind Schnelligkeit, einfache Realisierung und eine niedrige Antwortschwelle: Während auf einen gedruckten Newsletter so gut wie niemand antwortet, kann ein elektronischer durchaus Reaktionen auslösen: Es ist halt einfach leichter, in Outlook auf "Antworten" zu drücken als sich zu einem "Leserbrief" aufzuschwingen.

  • Schnell und einfach

Wichtig ist, die Schnelligkeit des Mediums aktiv zu nutzen. Bei einem gedruckten Newsletter ist man immer versucht, mit der Kommunikation so lange zu warten, bis acht oder zumindest vier Seiten an Material zusammen sind. (Warum gerade vier bzw. acht? Die Antwort finden Sie, wenn Sie ein DIN A3-Blatt falten.) Die müssen dann noch gelayoutet, gedruckt und verteilt werden, was in der Regel noch mal ein bis zwei Wochen kostet. Für den elektronischen Newsletter gilt genau das Gegenteil: Kürzer ist besser als lang, schnell ist besser als geballt, und häufig kurz ist sehr viel besser als selten lang. Aktualität ist alles.

  • Schneller ist besser

Je kürzer eine Mail ist, desto sicherer wird sie gelesen. Also maximal drei Meldungen, davon höchstens eine ausführlich, und dann nichts wie raus damit! Kein aufwändiges Layout, das dann als PDF-Datei heruntergeladen und ausgedruckt werden muss, sondern einfacher Text – so, wie Sie Ihrem Kollegen schreiben würden. Und zum Antworten einladen! Am besten über einmüssen internes Diskussionsforum: Erstens ist dann die Breitenwirkung größer, weil andere mitlesen und mitdiskutieren können, und zweitens Sie nicht jedem Schreiber einzeln antworten, was bei einer großen Zahl von Antworten viel Zeit kosten kann.

  • Kurz ist besser als lang

Auch bei der Beantwortung eingegangener Mails gilt das Prinzip Schnelligkeit. Spätestens am nächsten Werktag sollte der Schreiber eine Antwort im Postfach bzw. im entsprechenden Forum vorfinden. Wenn eine inhaltlich befriedigende Antwort so schnell nicht möglich ist, geben Sie ihm eine freundliche und verbindliche Zwischenantwort: "Lieber Herr Kollege, danke für Ihre Anfrage. Ich kann Ihre Frage nicht aus dem Stand beantworten und brauche etwas Zeit zum Recherchieren. Spätestens am Donnerstag hören Sie von mir."

  • Schnell antworten


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