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Checkliste / Leitfaden für Großveranstaltungen
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Kurzbeschreibung |
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Informationsveranstaltung, die sich an eine große Zahl von
Mitarbeitern und/oder Führungskräften richet (Gesamtunternehmen, Standort, Geschäftsbereich).
Aufgrund der hohen Teilnehmerzahl überwiegt Ein-Weg-Kommunikation
(Reden, Präsentationen,
Show-Elemente); das suggestive Element dominiert gegenüber
der reinen Sachinformation.
Keine Angst vor Größe: Ob es 100, 1.000 oder 10.000 Teilnehmer
sind, wirkt sich mehr auf den Blutdruck aus als auf die Spielregeln. |
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Zielgruppe |
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Mitarbeiter aller Funktionen und Hierarchieebenen |
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Bei Großunternehmen auch für sinnvolle
Teilgruppen der Belegschaft (z.B. ein Werk /ein Standort / nur Führungskräfte) |
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Typischer Einsatz |
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Zum Projektstart |
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nach wichtigen Entscheidungen |
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Beginn der Implementierungsphase |
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Ziele / Wirkungen |
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Großveranstaltungen sind dann ein geeignetes Instrument,
wenn
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hoher Bedarf nach Orientierung und/oder
Kommunikation besteht; |
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die Belegschaft auf ein großes Veränderungsvorhaben
vorbereitet und umfassend informiert werden soll; |
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der Stellenwert eines Veränderungsvorhabens
durch eine entsprechend groß angelegte, aufwendige Veranstaltung
unterstrichen werden soll; |
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im Unternehmen Gerüchte und Spekulationen umlaufen, die eine Eigendynamik entwickeln und den Projekterfolg
gefährden; |
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besseres Verständnis für die gewählten
Lösungen und die Bereitschaft zur Umsetzung auf breiter
Ebene erzeugt werden soll; |
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wenn massive Vorbehalte oder Widerstände
gegen die geplanten Veränderungen bestehen und
eine klärende Auseinandersetzung geführt werden muss; |
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es sinnvoll ist, die gesamte Belegschaft
gleichzeitig zu erreichen und nicht über mehrere Etappen.
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Erwünschte Nebenwirkungen:
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Unterstreichung der Bedeutung, die das
Top Management dem Veränderungsvorhaben beimisst; |
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Sichtbares Signal ("Jetzt passiert etwas!"). |
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Voraussetzungen |
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Einsatz-Voraussetzungen für Großveranstaltungen:
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Bereitschaft und Möglichkeit zu klaren
Aussagen (das müssen nicht unbedingt endgültige Entscheidungen
sein; auch die Erläuterung der Vorgehensweise kann bei
großen Veränderungsprozessen eine Großveranstaltung
wert sein) |
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Kontraindikationen |
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Großveranstaltungen nicht einsetzen, wenn
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Top-Management noch nicht definitiv
entschieden und "kampfbereit" ist (lauwarme oder widersprüchliche
Signale wären kontraproduktiv!): |
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noch keinerlei klare Aussagen möglich
sind, auch nicht zum Prozess (die Botschaft "Wir können
heute noch nichts Genaues sagen" wäre angesichts des
Aufwands absurd und würde von den Mitarbeitern als Veräppelung
empfunden); |
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die Ergebnisse / Entscheidungen (oder
der Großteil davon) keinen übergreifenden Charakter
haben, sondern hochgradig bereichs- oder funktionsspezifisch
sind; |
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mit unkontrollierbaren Gegenreaktionen
(Streik, Gewaltanwendung) gerechnet werden muss (was äußerst selten ist). |
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Vorgehensweise /
Rollenverteilung |
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Hauptvortrag und Schluss durch diese
Person |
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Eventuell fachliche Erläuterungen (Vorgehensweise,
Zeitplan, wichtige Ergebnisse) durch Projektleiter, Werksleiter oder
andere Experten |
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Verantwortlichen Manager / Koordinator
für die Veranstaltung einsetzen |
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Intensive Beteiligung des Top-Management
an der Vorbereitung (nicht nur durch Assistenten o.ä.!) |
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Interne und externe Berater nur im Hintergrund |
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Frühzeitige Reservierung der Veranstaltungsräumlichkeiten |
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Generalprobe einige Tage vorher sinnvoll |
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Typischer Ablauf |
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Je nach Zielgruppe und Funktion der Veranstaltung sehr unterschiedlich.
Deshalb hier nicht ein typisches Drehbuch, sondern
zwei: |
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Beispiel 1:
Revitalisierung |
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Zielgruppe: Bundesweite Führungskräfte eines Finanzdienstleisters
(ca. 1.400 Personen Hauptziele: Überwindung der Nabelschau, die eine langwierige
Restrukturierung ausgelöst hatte / Vermittlung von neuer Sicherheit
und Motivation / Aktivierung durch Ausrichtung auf gemeinsame
Ziele
10:30 h
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Die Durststrecke liegt hinter uns:
Unser
neues Selbstverständnis |
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Vorstandssprecher |
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11:00 h |
Mehr Kraft auf die Straße bringen:
Unsere
neue Organisationsstruktur |
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Vorstand Vertrieb |
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11:30 h |
Intelligente Unterstützung:
Unser neues
IT-System |
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Vorstand IT |
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11:50 h |
Es funktioniert wirklich:
Erfahrungen
aus dem Pilotprojekt |
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Führungskraft aus Pilotprojekt |
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12:20 h |
Volle Kraft voraus: Unsere neuen Ziele |
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Vorstandsprecher |
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12:50 h |
Stehimbiss |
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(Top-Management wandert von Gruppe zu
Gruppe) |
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Was aus den Titeln der Beiträge nur unvollkommen sichtbar
wird: Im ganzen Ablauf wurde großer Wert erstens auf Offenheit,
zweitens auf erkennbare Veränderung gelegt.
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Veranstaltungsraum im neuen Corporate
Design gestaltet |
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Desgleichen das Promotion
Package, mit dem die Führungskräfte ihre Mitarbeiter
vor Ort informieren und schulen sollten |
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Vorträge waren nicht nur inhaltlich,
sondern auch stilistisch sehr sorgfältig gestaltet (prägnante
Formulierung, konsequente Konzentration auf interne
Kunden) |
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Stark betonte (implizite) Koppelung
von Kundennutzen und Zielgruppennutzen ("Was haben wir
davon?") |
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Verheißung immaterieller Belohnungen
(stolzes Wir-Gefühl: Zum künftigen Flaggschiff der Branche
gehören) |
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Beispiel 2:
Produkt-Relaunch |
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Zielgruppe: Weltweite Geschäftsführer und Sales Manager sowie
Vertriebspartner (ca. 130 Personen; Branche Investitionsgüter
Hauptziele: Aufbau von Akzeptanz beim weltweiten Vertrieb
für einen bisher vernachlässigten, schlecht angesehenen Produktbereich
nach dessen Turnaround / Ziel: Verdoppelung der Verkaufszahlen im
Folgejahr.
Die Veranstaltung fand in dem Werk statt, in dem dieses Produkt
gefertigt wurde.
08:30 h
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Welcome Address |
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Product Area Manager |
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08:40 h |
The Turnaround of the X Business |
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COO |
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09:10 h |
New Strategy Means New Focus |
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Product Area Manager |
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09:40 h |
Our New R&D and Manufacturing Strategy |
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Technical Director |
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10:30 h |
Coffee Break |
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11:00 h |
Visit of Factory |
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12:30 h |
Corporate Commitment to X Business |
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CEO |
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13:00 h |
Lunch |
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14:20 h |
The X Business Market Studies |
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Product Area Manager |
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14:30 h |
The UK Pilot Project |
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UK Managing Director |
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14:50 h |
The New Marketing, Sales & Service Support |
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Product Area Marketing Director |
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15:20 h |
Coffee Break |
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15:40 h |
Inspection of Design Models
(incl. Preference
Poll) |
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All |
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16:10 h |
We Want To Succeed In X Business! |
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COO |
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16:30 h |
Visit of Reference Installation |
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All |
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20:00 h |
Dinner
(for Desert: The Marcipan X Product) |
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Vorbereitung /
Organisation |
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Räumlichkeiten:
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Sorgfältige Auswahl des Veranstaltungsorts
(Räumlichkeiten, Lage / Anreise, Ausstrahlung) |
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Organisation / Bestellung Tagungstechnik |
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Organisation der Logistik (z.B. Busse
ab Werk / Flughafen / Hotels) |
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Bestellung Gastronomie (Kaffee zum Empfang,
Pausen, Imbiss, Getränke) |
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Abstimmung Gesamtaufbau mit Hotel (Bestuhlung,
Beschallung, Headsets, Mikrofon Plenum, Flipcharts, Hinweisschilder etc.) |
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Sicherstellen, dass für die "Einsatzspitzen" ausreichend Personal
für Service bereitsteht (rechtzeitig vor Beginn der
Pausen!)
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Einladung:
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Abstimmung Termin und Agenda mit Top-Management (Minimierung interner Terminkonflikte!) |
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Festlegung Teilnehmerkreis |
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Festlegung Inhaltsschwerpunkte (Key
Messages) und Redner |
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Vorbereitung von Inhalten und Form |
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Folien nur als flankierendes Instrument!
Aufbereitung evtl. durch Grafik-Agentur |
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Vorbereitung der Redner
nicht nur auf die Inhalte, sondern vor allem auf die
Vermittlung (ggf. Rhetorik-Coaching!) |
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Medien / Hilfsmittel |
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Rechtzeitig klären, was an Medien / Tagungstechnik benötigt
wird
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Pult / Podium / Beschallung / Mikrofone / Großprojektion
/ Verdunkelung ...) |
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Leistungsfähige Geräte / Anlagen! |
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Vorkehrungen für Ausfall treffen (Ersatz-Beamer!)
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Praktische Hilfsmittel:
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Ggf. Saalklingel oder Gong, um Ende von Pausen
"einzuläuten" |
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Bei Besichtigungen Instruktionen für
Führer (Zeitplan, Gruppeneinteilung, Raumplan, Laufrichtung
...) |
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Kurzfassung Zeitablauf für Teilnehmer
(nur bei längeren Veranstaltungen) |
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Optionen |
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Gags und Überraschungseffekte (mit Themenbezug!)
einflechten - insbesondere bei vertriebsbezogenen Organisationen! |
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Tagungsmappe für Teilnehmer |
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Ggf. Feedback-Möglichkeiten anbieten
(z.B. Kurzfragebogen, Klebepunkte) - allerdings nur,
wenn ein positiver Stimmungsverlauf angestrebt ist |
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Ggf. in eigenen Newsletter
über Veranstaltung berichten |
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Tipps + Tricks |
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Veranstaltung nicht auf vorhersehbare
Arbeits- oder Abwesenheitsspitzen legen! |
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Die Auswahl des Teilnehmerkreises sollte schlüssigen und "kommunizierbaren" Kriterien folgen |
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Erinnerungsträchtigen Veranstaltungsort
wählen (nicht extrem aufwendig, aber auch keine 0-8-15-Lösung) |
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Tagungstechnik unbedingt (rechtzeitig!)
testen, da für erfolgreichen Verlauf kritisch! |
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Organisation doppelt und dreifach checken,
da Veranstaltungen in Deutschland nicht zuletzt daran
gemessen werden, ob sie "gut organisiert" waren |
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Rhetorik-Coaching mit den einzelnen
Rednern; ggf. Generalprobe |
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Einwände einarbeiten (Einwandsbenennung,
Einwandsvorwegnahme, Vorweg-Widerlegung), da Gegenargumente
in Großveranstaltungen in aller Regel nicht artikuliert
werden (oder nur in den Pausen) |
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Ggf. Führungskräfte mit einer Nachbesprechung
der Kernaussagen in ihrer Organisationseinheit beauftragen |
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In Handout o.ä. Ansprechpartner / Hotline
/ E-Mail-Adressen für nachträglich auftretende Fragen
nennen |
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Je größer die Veranstaltung, desto länger
die "Übergangszeiten"(Pausen, Mahlzeiten) |
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Unterbesetzter Service / mangelhafte
Logistik / schlecht aufgebautes Büffet können Übergangszeiten erheblich verlängern |
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Bei kürzeren Veranstaltungen keine Pause
"dazwischen" machen, sondern z.B. mit Kaffeeempfang
beginnen und mit Stehimbiss enden |
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Je größer die Veranstaltung, desto einfacher
müssen die Spielregeln sein! |
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© 2001 Winfried Berner / letzte Revision 30.11.2017 - vollständige oder auszugsweise Wiedergabe, gleich in welcher Form, honorarpflichtig und nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung / Zitate im üblichen Umfang mit Quellenangabe gemäß wiss. Zitationsregeln zulässig. Näheres siehe Nutzungsbedingungen.
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