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Leitfaden Kickoff-Meeting
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Kurzbeschreibung |
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Auftakt-Treffen für ein neues Projekt (oder eine neue Projektphase)
mit allen internen und externen Beteiligten. Es soll Klarheit über Ziele und Bedeutung
des Projekts und über das konkrete Vorgehen vermitteln und
die Motivation zum gemeinsamen Handeln wecken bzw. verstärken.
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Zielgruppe / Reichweite |
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Projektteam(s) intern und extern |
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5 - 60 Personen |
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Wirksamkeit |
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mittel bis hoch |
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Hauptnutzen |
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Orientierung und Motivation für Projektmitglieder
Gemeinsamer Start der Projektarbeit
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Ziele / Wirkungen |
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Klarheit über übergeordnete Projektziele,
Ziele der aktuellen Projektphase und erwartete Resultate |
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Nutzen des Projekts für das Unternehmen |
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Konkretes Vorgehen und anzuwendende Methoden |
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Realistisch zu erwartender Arbeitsumfang und ggf. vorgesehene
Entlastung vom Tagesgeschäft |
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Gegenseitiges Kennenlernen des Projektteams (sowohl intern als auch zwischen Internen und Beratern) |
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Teambuilding |
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Motivation / Erkenntnis und Entscheidung des Teams, dass
es einen Beitrag für die Zukunft des Unternehmens leisten
kann und will |
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Voraussetzungen |
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Unterstützung durch das Top-Management
ist gesichert; der Auftraggeber des Projekts ist klar definiert, oder es ist ein einflussreicher Schirmherr ("Pate")
benannt, der die Rolle des Auftraggebers übernimmt
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Projektteam-Mitglieder sind benannt und rechtzeitig
vorher informiert / eingeladen
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Obere Führungskräfte sowie direkte Vorgesetzte der Teammitglieder sind informiert über Sinn und Zweck, Ziele und Vorgehen des Projekts
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Kontraindikationen |
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keine |
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Vorgehensweise /
Rollenverteilung |
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Der Auftraggeber sollte die strategische
Einordnung des Projektes (realistisch, ohne allzu viel Übertreibung!)
vornehmen. Er sollte wissen, dass er die tatsächliche
Bedeutung, die er dem Projekt beimisst, auch dadurch kommuniziert,
wie viel Zeit er sich nimmt und mit wie viel Aufmerksamkeit
und Engagement er bei der Sache ist.
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Der oder die Projektleiter müssen die
Teams davon überzeugen, dass sie sich ihrer Führung
anvertrauen können. Das ist weniger eine Frage von großen
Sprüchen als davon, das Vorgehen sauber zu strukturieren
und das Team auf einen gemeinsamen Kurs zu bringen.
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Die Teammitglieder sollten in diesem ersten
Treffen nicht bloß beeindruckte Zuschauer sein, sondern von vornherein eine aktive und mitgestaltende Rolle einnehmen. Das
geht nur dann, wenn dafür genügend Zeit für aktive Mitarbeit eingeplant
ist.
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Typischer Ablauf |
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08:30 h |
Begrüßung und Einführung:Bedeutung
und Nutzen des Projekts |
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09:00 h |
Projektziele, Projektphasen und Vorgehensweise
(ggf. Ergebnisse aus vorausgegangen Projekten / Phasen) |
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10:00 h |
Kaffeepause |
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10:20 h |
Arbeitsteams, Aufgabenpakete, Zeitpläne |
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11:00 h |
Workshop der Projektteams zur Aufgabenstrukturierung |
Teilprojektleiter / Teams |
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12:00 h |
Kurzberichte / Zusammenfassung |
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13:00 h |
Gemeinsames Mittagessen(mit Vorstand) |
alle |
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Optionen |
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Durchführung als ganztägiger Workshop,
d.h. konkret:
14:00 – 17:00 h Sitzungen der Teilprojekte
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Durchführung als Klausur (1,5 Tage mit
Übernachtung)
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Bei sehr großen Projekten kann es sinnvoll sein, das Kickoff-Meeting zweigeteilt durchzuführen: Eine erste Runde, an der nur Auftraggeber, Projektleiter, Teilrprojektleiter und ggf. externe Berater teilnehmen, und eine zweites großes Kickoff, an dem zusätzlich sämtliche Teammitglieder teilnehmen. Die Zweiteilung gibt vor allem dem Projektleiter und den Teilprojektleitern mehr Zeit, sich in ihre Rolle zu finden. Dadurch sind sie in der großen Runde besser dazu in der Lage, eine kompetente Leitung ihrer Teams zu übernehmen. Das kommt nicht nur ihrem Standing zugute, sondern auch dem Trittfassen des gesamten Projekts. |
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Vorbereitung / Organisation |
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Räumlichkeiten:
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Besprechungsräume (ggf. auch Räume
für Gruppenarbeit reservieren) |
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Bei externer Durchführung geeignetes
Hotel (um etwas Distanz zum Tagesgeschäft herzustellen,
eignet sich eine ruhige ländliche Atmosphäre besser
als ein Stadt- oder Flughafenhotel)
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Einladung:
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Informell, freundlich und vor allem rechtzeitig
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Vorträge / Gruppenarbeit:
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Ggf. Handouts mit wichtigsten Präsentationsfolien |
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Ggf. schriftliche Instruktionen für die
Workshops |
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Medien / Hilfsmittel |
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Übliche Tagungstechnik |
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Tipps + Tricks |
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Projektteam-Mitglieder frühzeitig ansprechen
und für das Projekt gewinnen! (Projektleiter / Auftraggeber / "Pate") |
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Anwesenheit aller Projektmitglieder
sicherstellen! |
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Eigentlich ist es "schade um die schöne
Motivation", wenn die Projektteams nach einem gelungenen
Kickoff sofort wieder auseinander gehen und sich erst ein
oder zwei Wochen später zur ersten Projektsitzung treffen.
Besser die vorhandene Energie gleich produktiv nutzen und
die erste Arbeitssitzung integrieren! |
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Durchgängige Anwesenheit des Auftraggebers / "Projekt-Paten" unterstreicht Bedeutung und Ernsthaftigkeit |
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Bereits beim Kickoff-Meeting feste Termine
für die gesamte Projektphase festlegen! |
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Der Verlauf des Kickoff-Meetings prägt
den Arbeitsstil für das gesamte Projekt, deshalb inhaltlich
und organisatorisch gut vorbereiten und eher straff durchführen!
(Aber Freiraum für gegenseitiges Kennenlernen und Diskussionen lassen!) |
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Protokoll / Dokumentation umgehend an die
Teilnehmer verteilen! |
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© 2001, 2014 Winfried Berner – vollständige oder auszugsweise Wiedergabe, gleich in welcher Form, honorarpflichtig und nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung / Zitate im üblichen Umfang mit Quellenangabe gemäß wiss. Zitationsregeln zulässig. Näheres siehe Nutzungsbedingungen.
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