Die Umsetzungsberatung

Projektmanagement der Veränderung

Quick Hits: Mit Sofortmaßnahmen Erfolge auf Vorrat schaffen

 

Winfried Berner, Die Umsetzungsberatung

 

Jedes Projekt gerät früher oder später auf eine Durststrecke. Nach der anfänglichen Euphorie machen sich erste Ermüdungserscheinungen und Zweifel breit. Es stellt sich heraus, dass manches doch schwieriger und aufwendiger ist, als es am Anfang erschien. Dem hohen Zeiteinsatz stehen bislang wenig greifbare Resultate gegenüber. Dies ist Wasser auf die Mühlen der "Gegenreformation". Skeptiker wie Gegner der Veränderung wittern jetzt Morgenluft. Die Mitläufer wechseln die Farbe und finden es nun auch angezeigt, "kritische Anfragen" an das Projekt zu stellen. Kurz: die Klimakurve kippt, die "Lufthoheit" geht verloren, das Projekt kommt unter Druck, möglicherweise sogar an den Rand eines Abbruchs.

  • Gegen-
    reformation
  • So ärgerlich all dieser Opportunismus ist, die dahinter stehende Entwicklung ist so vorhersehbar, dass es beinahe ein Kunstfehler ist, nicht auf sie vorbereitet zu sein. Gegenströmungen kommen immer dann auf, wenn die Veränderungsbewegung an Energie verliert – dies ist einfach Teil der Realität, wenn auch zugegeben ein lästiger. Doch es gibt ein Gegenmittel, oder genau genommen sogar zwei. Das eine ist die unbezweifelbare Entschlossenheit des Top-Managements – die andere sind erste nachweisbare Erfolge.

  • Vorhersagbare Entwicklung
  • Nichts ist überzeugender als der Erfolg

     

    Wenn das Projekt in dieser Schwächeperiode auf erste Ergebnisse verweisen kann, die sofort realisierbar sind oder bereits realisiert wurden – eben Quick Hits –, fällt die Kritik sehr viel moderater aus und erzielt auch keine so große Breitenwirkung. Denn damit ist ein greifbarer Nachweis für die Nützlichkeit der Anstrengungen erbracht; dies nimmt internen Gegnern, Skeptikern, Zynikern und Besserwissern den Wind aus den Segeln, auch wenn das Projekt noch so gerne scheitern sehen würden. Zugleich sind solche Erfolge eine Ermutigung sowohl für die unmittelbar am Projekt Beteiligten als auch für das Top-Management: Sie "beweisen", dass das Projekt tatsächlich etwas bringt.

  • Erste Erfolge als Ermutigung
  • Natürlich ist das bei genauer Betrachtung eine anfechtbare Beweisführung. Denn streng logisch betrachtet ist natürlich denkbar, dass ein Projekt außer ein paar Quick Hits nichts zuwege bringt. Und ebenso ist denkbar, dass ein Projekt, obwohl es keine schnellen Erfolge zeitigt, auf mittlere Sicht gigantischen Nutzen für das Unternehmen schafft. Die ungerechte Wahrheit ist, dass ein Projekt, das schnelle Erfolge hervorgebracht hat, trotzdem sehr viel bessere Chancen hat, Krisen und Durststrecken unbeschadet zu überstehen, als eines, das (noch?) nichts vorzuweisen hat. Es ist sogar noch schlimmer: Es besteht durchaus die Gefahr, dass die gigantischen Potenziale des zweiten Projekts niemals gehoben werden, weil es zuvor an internen Schwierigkeiten und Widerständen zerbricht.

  • Schnelle Resultate überzeugen
  • Die Lehre davon ist: Unabhängig von ihrer logischen Beweiskraft – schnelle Resultate überzeugen. Auch wenn man sich nicht mit kurzfristigen Aktionen verzetteln und die gesamten Veränderungen viel lieber in einem Aufwasch erledigen möchte, hilft es nichts, damit zu hadern, man muss es einfach als Tatsache zur Kenntnis nehmen. Also lautet die Konsequenz: Ein waches Auge für Quick-Hit-Chancen entwickeln – und sofort jede Chance in schnelle Resultate ummünzen.

  • Hadern nützt nichts
  • Einfach machen – und zwar konsequent

     

    Quick Hits einzufahren, ist in erster Linie eine Sache der Einstellung. Ich muss zugeben, dass ich ihnen selbst lange nicht die gebührende Aufmerksamkeit gewidmet habe. Zwar kann man trotzdem kaum verhindern, dass einem bei der Bestandsaufnahme die eine oder andere Chance für einen Quick Hit ins Auge springt. (Wenn man aktiv danach sucht, entdeckt man noch viel mehr.) Doch in der Überzeugung, dass diese Potenziale ohnehin Bestandteil der "großen Lösung" sein würden, schenkt man ihnen nicht genügend Beachtung. Mit der Folge, dass sie nach einer Weile in Vergessenheit geraten – und die Chance dahin ist.

  • Eine Sache der Einstellung
  • Das rächt sich, wenn einen nach einem Stimmungsumschwung der Wind ins Gesicht bläst. Dann kostet es sehr viel Kraft, das Projekt gegen alle Einwände, Zweifel und Widerstände zu verteidigen, die Moral der Projektteams wieder aufzurichten und das Projekt doch noch zu retten. Was nicht immer gelingt. Im schlimmsten Fall kommt die "große Lösung", deretwegen man die Quick Hits zurückgestellt hat, gar nicht mehr zustande, weil die Geschäftsleitung das Projekt schon vorher "sanft einschlafen ließ".

  • Hoher Kraftaufwand
  • Deshalb ist es wichtig, sein Auge für Quick-Hit-Chancen zu trainieren und ihnen konsequent nachzusetzen. Dazu ist es erforderlich, Ansatzpunkte für Quick Hits bewusst zu registrieren und sie auf die Tagesordnung für die Weiterarbeit zu setzen. Am besten ist, wenn sich ein oder zwei Mitglieder des Projektteams des jeweiligen Quick Hits annehmen und ihn – natürlich in Zusammenarbeit mit den zuständigen Leuten der Linie – sofort umsetzen. Bei manchen Projekten lohnt es sich sogar, ein eigenes Teilprojekt auf Sofortmaßnahmen anzusetzen.

  • Sofortiger Nutzen
  • Aufpassen muss man allerdings, das Quick Hits wirklich Quick Hits bleiben. Insbesondere wenn sie von Perfektionisten bearbeitet werden, haben Quick Hits die fatale Neigung, sich zur "Lebensaufgabe" auszuwachsen. Daraus entstehen, wenn man nicht rasch interveniert, eigenständige Großprojekte, die Monate dauern und sehr viel, viel zu viel Energie von der eigentlichen Projektarbeit abziehen. Deshalb ist wichtig, darauf zu sorgen, dass Quick Hits rasch und pragmatisch umgesetzt werden, und allen Tendenzen zu widerstehen, daraus "perfekte Lösungen für die Ewigkeit" zu machen.

  • Pragmatisches Herangehen
  • Ein hoher Aufwand für einzelne Quick Hits ist allenfalls dann akzeptabel, wenn damit bereits eine dauerhafte Lösung vorgezogen wird. Damit sie das restliche Projekt nicht über Gebühr aufhält, sollten solche Teillösungen dann allerdings organisatorisch aus dem Projekt ausgegliedert werden.

  • Notfalls ausgliedern
  • Doch insgesamt lohnt es sich, jede ernstzunehmende Chance für schnelle Resultate zu nutzen. Denn erstens erhöht dies die Akzeptanz des Projektes gerade in kritischen Phasen, zweitens spart es Kraft und Nerven, drittens gewöhnen sich alle Beteiligten so schon einmal daran, dass die Projektergebnisse tatsächlich umgesetzt werden. Und nicht zuletzt schafft es einen sofortigen Nutzen für das Unternehmen, was sowohl psychologisch als auch betriebswirtschaftlich wertvoller ist als der gleiche Nutzen zu einem späteren Zeitpunkt.

  • Mehrfacher Nutzen
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