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Leitfaden Info-Markt
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Kurzbeschreibung
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Interaktive Informationsveranstaltung, die es ermöglicht,
einem relativ großen Teilnehmerkreis (80 – 150 Personen)
umfangreiche Informationen in aufgelockerter Form zu vermitteln.
Nach einer kurzen Einführung durchlaufen 3 – 5 Gruppen
(à 20 – 35 Personen) entsprechend viele Stationen, an denen
in sich geschlossene Themenpakete präsentiert und zur Diskussion
gestellt werden.
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Zielgruppe
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Mitarbeiter aller Funktionen und Hierarchieebenen
(bewusst mischen, um informellen Charakter und funktionsübergreifendes
Denken zu fördern!)
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Auch international einsetzbar, falls eine
gemeinsame Sprache vorhanden
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Ziele / Wirkungen
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Info-Markt ist ein geeignetes Instrument, wenn
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relativ viel Inhalt an eine große Teilnehmerzahl
vermittelt werden soll, ohne deren Aufnahmefähigkeit
und -bereitschaft zu überfordern
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hoher Kommunikationsbedarf besteht
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ein breites Spektrum an Botschaften bzw. Ergebnissen
vermittelt werden soll
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es erforderlich oder sinnvoll ist, die gesamte Zielgruppe
gleichzeitig zu erreichen statt über mehrere Etappen
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ein besseres Verständnis für Lösungen
und Bereitschaft zur Umsetzung auf breiter Ebene erzeugt werden
soll.
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Typischer Einsatz: Zu Beginn der Implementierungsphase
Erwünschte Nebenwirkungen:
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Funktions- und hierarchieübergreifendes
Denken wird geschult
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Belegschaft / Unternehmensbereich wird aus
dem "Alltagstrott" herausgelöst
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Sichtbares Signal ("Jetzt passiert etwas!")
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Voraussetzungen
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Einsatz-Voraussetzungen für Info-Markt
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Aufteilbarkeit des Inhalts in 3 – 5 etwa
gleich gewichtige und gleich umfangreiche Themenpakete, die
unabhängig von einander behandelt werden können
(da die Teilnehmer an unterschiedlichen Stationen starten,
dürfen die Themenpakete nicht auf einander aufbauen)
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Kontraindikationen
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Info-Markt nicht einsetzen, wenn
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Top-Management (noch) nicht "im Boot"
ist (lauwarme oder widersprüchliche Signale wären
äußerst schädlich!)
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noch keine Entscheidungen / klar definierten
Ergebnisse vorliegen
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so massive Vorgehalte gegen Ergebnisse vorliegen,
dass die Gefahr besteht, dass die Referenten "platt gemacht"
würden
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ausschließlich die Notwendigkeit von
Veränderungen verdeutlicht werden soll (für eine
Problem-Sensibilisierung ist das Verfahren zu aufwendig)
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Vorgehensweise / Rollenverteilung
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Eröffnung und Schluss durch Identifikationspersonen
aus dem Top-Management
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Als Referenten Mitarbeiter
des Projektteams aus dem Unternehmen einsetzen (möglichst
keine Berater!)
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Projektleiter möglichst nicht als Referent,
sondern als "Joker" im Hintergrund (für kurzfristige
organisatorische Maßnahmen); dito für Berater
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Festlegung von Zeitpunkt, Vorgehensweise und
Zeitplan durch Projektteam |
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Ggf. Genehmigung / Freigabe durch Vorstand, Lenkungsausschuss
o.ä.
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Organisation und Technik durch Projektteam
oder (internes oder externes) Veranstaltungsbüro
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Frühzeitige Reservierung der Veranstaltungsräumlichkeiten
(nur wenige Firmen / Hotels haben Räumlichkeiten für
Plenum plus 4 – 5 größere Gruppen!)
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Generalprobe einige Tage vorher sinnvoll
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Typischer Ablauf
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08:30 h
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Eröffnungsvortrag durch projektverantwortliches
Mitglied der Geschäftsleitung
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08:55 h
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Hinweise zum Ablauf (Moderator)
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09:05 h
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1. Runde
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09:50 h
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Kaffeepause
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10:10 h
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2. Runde
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11:00 h
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3. Runde
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11:50 h
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4. Runde
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12:35 h
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Abschlussrede Vorstandsvorsitzender
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13:00 h
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Stehimbiss und Ausklang
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Vorbereitung /
Organisation
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Räumlichkeiten:
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Tagungsräume besichtigen und buchen (Achtung:
zeitkritisch!)
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Benötigt werden ein großer Raum
für das Plenum und ausreichend große Gruppenräume
entsprechend der Zahl der Stationen (auf der gleichen Etage
wie Plenum [!!!])
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Bestellung Gastronomie (Kaffee zum Empfang,
Pausen, Imbiss, Getränke)
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Organisation / Bestellung Tagungstechnik
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Abstimmung Gesamtaufbau mit Hotel (Bestuhlung,
Mikrofon Plenum, Flipcharts, Hinweisschilder etc.)
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Einladung:
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Festlegung Teilnehmerkreis
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Festlegung von 3 – 5 Themenpaketen (=
Stationen)
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Abstimmung Termin mit Top-Management (Vermeidung
interner Terminkonflikte!)
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Festlegung Inhalte und Redner für Eröffnung
und Schluss
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Versand Einladung
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Festlegung / Absprache Referenten
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Vorträge / Stationen:
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Erarbeitung / Sichtung Präsentationsinhalte
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Verdichtung zu präsentationsfähigen
Vorlagen – evtl. in Zusammenarbeit mit Fachfirma (wenige
Tafeln oder Folien; ausreichend große Schrift, nicht zu viele Details, mehr Grafik als Text!)
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Vorbereitung der Referenten nicht nur auf
den Inhalt, sondern auch den interaktiven Vortrag (ggf. Präsentationstechnik-Schulung!)
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Medien / Hilfsmittel
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Rechtzeitig klären, was an Medien / Tagungstechnik benötigt wird
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Eröffnungsvortrag und Schlussrede: Pult
/ Mikrofon / Podium / Großprojektion / Verdunkelung
...)
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Einheitliches Basis-Format für die Stationen
vervierfacht den Materialbedarf (Pinnwände, Flipcharts,
Projektoren ...)
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Praktische Hilfsmittel:
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Ablaufinformationen für Referenten (Zeitplan,
Gruppeneinteilung, Raumplan, Laufrichtung ...)
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Kurzfassung Zeitablauf für Teilnehmer
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Optionen
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Gags und Überraschungseffekte (mit Themenbezug!)
einflechten – insbesondere bei vertriebsbezogenen Organisationen!
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Handout für Teilnehmer (z.B. wichtigste
Folien)
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Schaffen von Feedback-Möglichkeiten (z.B.
Punktebewertung oder Kurzfragebogen am Ausgang)
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Info-Markt zum Gegenstand eines eigenen Newsletter
machen
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Tipps + Tricks
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Veranstaltung nicht auf vorhersehbare Arbeits-
oder Abwesenheitsspitzen legen!
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Mit relativ hoher Teilnahmequote rechnen (ungewöhnliche
Veranstaltungsform ist attraktiv – "Neugier-Effekt")
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Symbolträchtigen Veranstaltungsort wählen
(nicht extrem aufwändig, aber auch keine 0-8-15-Lösung)
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Bei Zusammenarbeit mit externer Beratungsfirma
zur Vorbereitung Zweier-Teams aus je einem Projektmitglied
(Referent) und Berater bilden!
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Organisation doppelt und dreifach checken,
da Veranstaltungen in Deutschland nicht zuletzt daran gemessen
werden, ob sie "gut organisiert" waren
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Leicht unterschiedliche Dauer der verschiedenen
Runden im Zeitplan berücksichtigen (wenn die geplante
Zeit pro Station 45 Minuten ist, dauert die 1. Runde in der
Regel ca. 40 min, die 2. ca. 45 min, die 3. 50 min und die
4. wieder 40 min)
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Rechtzeitig eine Methode für die Gruppeneinteilung
festlegen (Nicht nach Abteilungen! Pragmatisches, pfiffiges
Sortierkriterium verwenden – z.B. am Eingang Spielkarte
ziehen, Aufteilung nach Geburtsquartalen ...)
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Eieruhr oder Kurzzeitwecker für jede
Station (auf 5 Minuten vor dem geplanten Ende stellen!)
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Bei Überziehen einzelner Gruppen nicht
warten, sondern neue Gruppe in den Raum "hereinbrechen"
lassen (auch gegen Proteste, denn wenn eine Großveranstaltung
zeitlich aus dem Takt gerät, ist sie kaum noch einzufangen)
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© 2001 Winfried Berner / letzte Revision 21.11.2017 – vollständige oder auszugsweise Wiedergabe, gleich in welcher Form, honorarpflichtig und nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung / Zitate im üblichen Umfang mit Quellenangabe gemäß wiss. Zitationsregeln zulässig. Näheres siehe Nutzungsbedingungen.
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