Die Umsetzungsberatung

Methoden der Veränderung






Winfried Berner:
"CHANGE!" (Erweit. Neuauflage)

20 Fallstudien zu Sanierung, Turnaround, Prozessoptimierung, Reorganisation und Kulturveränderung

Change! - 20 Fallstudien zu Sanierung, Turnaround, Prozessoptimierung, Reorganisation und Kulturveränderung

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Winfried Berner, Regula Hagenhoff, Th. Vetter, M. Führing
"Ermutigende Führung"

Für eine Kultur des Wachstums

Ermutigende Führung: Für eine Kultur des Wachstums

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Winfried Berner:
Culture Change

Unternehmenskultur als Wettbewerbsvorteil

Culture Change: Unternehmenskultur als Wettbewerbsvorteil

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Leitfaden Info-Markt

Kurzbeschreibung

 

Interaktive Informationsveranstaltung, die es ermöglicht, einem relativ großen Teilnehmerkreis (80 – 150 Personen) umfangreiche Informationen in aufgelockerter Form zu vermitteln. Nach einer kurzen Einführung durchlaufen 3 – 5 Gruppen (à 20 – 35 Personen) entsprechend viele Stationen, an denen in sich geschlossene Themenpakete präsentiert und zur Diskussion gestellt werden.

 

Zielgruppe

 
Mitarbeiter aller Funktionen und Hierarchieebenen (bewusst mischen, um informellen Charakter und funktionsübergreifendes Denken zu fördern!)
Auch international einsetzbar, falls eine gemeinsame Sprache vorhanden
 

Ziele / Wirkungen

 
Info-Markt ist ein geeignetes Instrument, wenn
relativ viel Inhalt an eine große Teilnehmerzahl vermittelt werden soll, ohne deren Aufnahmefähigkeit und -bereitschaft zu überfordern
hoher Kommunikationsbedarf besteht
ein breites Spektrum an Botschaften bzw. Ergebnissen vermittelt werden soll
es erforderlich oder sinnvoll ist, die gesamte Zielgruppe gleichzeitig zu erreichen statt über mehrere Etappen

ein besseres Verständnis für Lösungen und Bereitschaft zur Umsetzung auf breiter Ebene erzeugt werden soll.

Typischer Einsatz: Zu Beginn der Implementierungsphase

Erwünschte Nebenwirkungen:
Funktions- und hierarchieübergreifendes Denken wird geschult
Belegschaft / Unternehmensbereich wird aus dem "Alltagstrott" herausgelöst
Sichtbares Signal ("Jetzt passiert etwas!")
 

Voraussetzungen

 
Einsatz-Voraussetzungen für Info-Markt
feste Entschlossenheit des Top-Managements zur Umsetzung
Aufteilbarkeit des Inhalts in 3 – 5 etwa gleich gewichtige und gleich umfangreiche Themenpakete, die unabhängig von einander behandelt werden können (da die Teilnehmer an unterschiedlichen Stationen starten, dürfen die Themenpakete nicht auf einander aufbauen)
 

Kontraindikationen

 
Info-Markt nicht einsetzen, wenn
Top-Management (noch) nicht "im Boot" ist (lauwarme oder widersprüchliche Signale wären äußerst schädlich!)
noch keine Entscheidungen / klar definierten Ergebnisse vorliegen
so massive Vorgehalte gegen Ergebnisse vorliegen, dass die Gefahr besteht, dass die Referenten "platt gemacht" würden
ausschließlich die Notwendigkeit von Veränderungen verdeutlicht werden soll (für eine Problem-Sensibilisierung ist das Verfahren zu aufwendig)
 
Vorgehensweise / Rollenverteilung
 
Eröffnung und Schluss durch Identifikationspersonen aus dem Top-Management
Als Referenten Mitarbeiter des Projektteams aus dem Unternehmen einsetzen (möglichst keine Berater!)
Projektleiter möglichst nicht als Referent, sondern als "Joker" im Hintergrund (für kurzfristige organisatorische Maßnahmen); dito für Berater
Festlegung von Zeitpunkt, Vorgehensweise und Zeitplan durch Projektteam
Ggf. Genehmigung / Freigabe durch Vorstand, Lenkungsausschuss o.ä.
Organisation und Technik durch Projektteam oder (internes oder externes) Veranstaltungsbüro
Frühzeitige Reservierung der Veranstaltungsräumlichkeiten (nur wenige Firmen / Hotels haben Räumlichkeiten für Plenum plus 4 – 5 größere Gruppen!)
Generalprobe einige Tage vorher sinnvoll
 

Typischer Ablauf

 
08:30 h
Eröffnungsvortrag durch projektverantwortliches Mitglied der Geschäftsleitung
08:55 h
Hinweise zum Ablauf (Moderator)
09:05 h
1. Runde
09:50 h
Kaffeepause
10:10 h
2. Runde
11:00 h
3. Runde
11:50 h
4. Runde
12:35 h
Abschlussrede Vorstandsvorsitzender
13:00 h
Stehimbiss und Ausklang
 
Vorbereitung /
Organisation
 
Räumlichkeiten:
Tagungsräume besichtigen und buchen (Achtung: zeitkritisch!)
Benötigt werden ein großer Raum für das Plenum und ausreichend große Gruppenräume entsprechend der Zahl der Stationen (auf der gleichen Etage wie Plenum [!!!])
Bestellung Gastronomie (Kaffee zum Empfang, Pausen, Imbiss, Getränke)
Organisation / Bestellung Tagungstechnik

Abstimmung Gesamtaufbau mit Hotel (Bestuhlung, Mikrofon Plenum, Flipcharts, Hinweisschilder etc.)

Einladung:
Festlegung Teilnehmerkreis
Festlegung von 3 – 5 Themenpaketen (= Stationen)
Abstimmung Termin mit Top-Management (Vermeidung interner Terminkonflikte!)
Festlegung Inhalte und Redner für Eröffnung und Schluss
Versand Einladung

Festlegung / Absprache Referenten

Vorträge / Stationen:
Erarbeitung / Sichtung Präsentationsinhalte
Verdichtung zu präsentationsfähigen Vorlagen – evtl. in Zusammenarbeit mit Fachfirma (wenige Tafeln oder Folien; ausreichend große Schrift, nicht zu viele Details, mehr Grafik als Text!)
Vorbereitung der Referenten nicht nur auf den Inhalt, sondern auch den interaktiven Vortrag (ggf. Präsentationstechnik-Schulung!)
 
Medien / Hilfsmittel
 
Rechtzeitig klären, was an Medien / Tagungstechnik benötigt wird
Eröffnungsvortrag und Schlussrede: Pult / Mikrofon / Podium / Großprojektion / Verdunkelung ...)
Einheitliches Basis-Format für die Stationen vervierfacht den Materialbedarf (Pinnwände, Flipcharts, Projektoren ...)

Praktische Hilfsmittel:
Ablaufinformationen für Referenten (Zeitplan, Gruppeneinteilung, Raumplan, Laufrichtung ...)
Kurzfassung Zeitablauf für Teilnehmer
 

Optionen

 
Gags und Überraschungseffekte (mit Themenbezug!) einflechten – insbesondere bei vertriebsbezogenen Organisationen!
Handout für Teilnehmer (z.B. wichtigste Folien)
Schaffen von Feedback-Möglichkeiten (z.B. Punktebewertung oder Kurzfragebogen am Ausgang)
Info-Markt zum Gegenstand eines eigenen Newsletter machen
 

Tipps + Tricks

 
Veranstaltung nicht auf vorhersehbare Arbeits- oder Abwesenheitsspitzen legen!
Mit relativ hoher Teilnahmequote rechnen (ungewöhnliche Veranstaltungsform ist attraktiv – "Neugier-Effekt")
Symbolträchtigen Veranstaltungsort wählen (nicht extrem aufwändig, aber auch keine 0-8-15-Lösung)
Bei Zusammenarbeit mit externer Beratungsfirma zur Vorbereitung Zweier-Teams aus je einem Projektmitglied (Referent) und Berater bilden!
Organisation doppelt und dreifach checken, da Veranstaltungen in Deutschland nicht zuletzt daran gemessen werden, ob sie "gut organisiert" waren
Leicht unterschiedliche Dauer der verschiedenen Runden im Zeitplan berücksichtigen (wenn die geplante Zeit pro Station 45 Minuten ist, dauert die 1. Runde in der Regel ca. 40 min, die 2. ca. 45 min, die 3. 50 min und die 4. wieder 40 min)
Rechtzeitig eine Methode für die Gruppeneinteilung festlegen (Nicht nach Abteilungen! Pragmatisches, pfiffiges Sortierkriterium verwenden – z.B. am Eingang Spielkarte ziehen, Aufteilung nach Geburtsquartalen ...)
Eieruhr oder Kurzzeitwecker für jede Station (auf 5 Minuten vor dem geplanten Ende stellen!)
Bei Überziehen einzelner Gruppen nicht warten, sondern neue Gruppe in den Raum "hereinbrechen" lassen (auch gegen Proteste, denn wenn eine Großveranstaltung zeitlich aus dem Takt gerät, ist sie kaum noch einzufangen)
 

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