Die Umsetzungsberatung

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Storyline: Die Struktur der künftigen Präsentation

 

Winfried Berner, Die Umsetzungsberatung

Zu den Alpträumen eines jeden Lenkungsausschusses zählen Projektteams, die mit ihrer Präsentation vor allem beweisen wollen, wie fleißig sie waren, und deshalb jede Facette ihrer Arbeit im Detail ausbreiten. Mit bedauerndem Hinweis darauf, dass es "in der Kürze der Zeit" leider nicht möglich sei, ein vollständiges Bild zu liefern, hetzen sie im Schnelldurchgang durch unzählige überladene Folien und überschreiten nicht nur mit tödlicher Sicherheit die Zeitvorgaben, sondern hinterlassen einen verwirrten Lenkungsausschuss, der weder ein klares Bild vom Stand des Projekts hat, noch davon, worüber er eigentlich entscheiden soll. "Dass sie fleißig waren, davon sind wir ja ausgegangen", fasste ein frustrierter Vorstand seine Stimmung zusammen, "doch hatte ich gehofft, dass uns auch sagen, zwischen welchen Alternativen wir entscheiden müssen und welche Gründe für und welche gegen die einzelnen Optionen sprechen."

  • Gefahr des "Absaufens in Details"
  • Lenkungsausschuss-Präsentationen sind prinzipbedingt ein Problem: Sie machen es notwendig, das Ergebnis von mehreren Wochen Arbeit in einer halben Stunde oder Stunde so zu verdichten, dass die Adressaten das Ergebnis nicht bloß zur Kenntnis nehmen und "durchwinken", sondern wohlinformierte Entscheidungen treffen können. Idealerweise sollten die Teilnehmer darüber hinaus die Kernaussagen so klar im Gedächtnis behalten, dass sie sie gegenüber anderen Gremien vertreten können – und sechs Wochen später bei der nächsten Lenkungsausschusssitzung noch in Erinnerung haben. Diese Herausforderung ist überhaupt nur zu bewältigen, wenn die Berichterstatter aktiv entscheiden, welche Aussagen bei den Adressaten haften bleiben sollen und in welcher logischen Struktur sie ihre Argumentation aufbauen wollen. Wenn das Projektteam sich dieser Entscheidung entzieht und stattdessen Lob und Anerkennung für die geleistete Arbeit sucht ("Fleißkärtchen sammelt"), erschwert es dem Lenkungsausschuss, seiner Rolle gerecht zu werden, und leistet so einen schlechten Beitrag zum Vorankommen des Projekt.

  • Bitte nicht "Fleißkärtchen sammeln"
  • Hierarchische Gliederung und das "Pyramiden-Prinzip"

     

    Eine Lenkungsausschuss-Präsentation soll nicht in erster Linie spannend sein, sondern vor allem informativ, klar und überzeugend. Im Gegensatz zu einem guten Krimi, wo der Spannungsbogens erst ganz zum Schluss aufgelöst wird, dürfen und sollen die Zuhörer bei einer Lenkungsausschuss-Präsentation frühzeitig wissen, was herauskommt. Denn es ist leichter, die Begründung zu verstehen und auf ihre Stichhaltigkeit zu überprüfen, wenn man die Kernaussage schon kennt, als wenn man sie erst ganz am Schluss der Argumentationskette erfährt. Wenn der formale Aufbau der Präsentation lautet: "Unsere Empfehlung lautet XY, und unsere Gründe dafür sind ...", dann kann der Zuhörer jeden einzelnen Grund sofort darauf abklopfen, ob er die gegebene Empfehlung tatsächlich untermauert. Lautet der Aufbau hingegen: "Wir haben Folgendes festgestellt: Erstens ... zweitens ... drittens ... siebtens ... Deshalb empfehlen wir XY", dann müsste der Zuhörer sämtliche Argumente im Kopf behalten, denn erst wenn er die Empfehlung kennt, kann er überprüfen, ob die Argumente sie tatsächlich stützen. Schließlich könnte es auch sein, dass die Argumente zwar in sich schlüssig sind, aber trotzdem auch ganz andere Schlussfolgerungen zulassen.

  • Nachvollzieh-
    barkeit
  • Baut man die Argumentation Schritt für Schritt auf, ohne die zentrale Botschaft vorab zu nennen, bleiben daher bei den meisten Zuhörern nur Bruchstücke des Gedankengangs haften, zumal wenn zwischendurch auch noch Diskussionen über Einzelaspekte stattfanden. Das hat oft zur Folge, dass sie sich überfordert und unwohl fühlen, wenn sie am Ende eine Entscheidung treffen sollen: "Ja, da waren viele Punkte, die mir eingeleuchtet haben, aber auch einige, bei denen ich nicht restlos überzeugt bin. Deshalb bin ich mir nicht wirklich sicher, ob ich Ihrer Empfehlung zustimmen soll." Der Preis der mangelnden Transparenz ist daher allzu oft eine Vertagung der Entscheidung – und damit eine Verlangsamung des gesamten Projekts.

  • Intransparenz führt oft zu Vertagung
  • Die englische Kommunikationstrainierin Barbara Minto empfiehlt für den Aufbau von Präsentationen daher das "Pyramiden-Prinzip" (das sie sich unter der Bezeichnung "MPP – Minto Pyramid Principle" sogar hat markenrechtlich schützen lassen). Gemeint ist damit, die Präsentation in Form einer Pyramide aufzubauen, also in einer streng hierarchischen Struktur der Gedanken, bei der sämtliche Einzelaussagen dazu dienen, eine Kernaussage oder zentrale Botschaft zu untermauern.

  • "Pyramiden-Prinzip"
  • Der Gedanke, dass Vorträge gut – und das heißt beinahe zwangsläufig: hierarchisch – gegliedert sein sollten, ist zwar älter als Barbara Minto, und man kann solch eine puritanisch-strenge Struktur auch ein bisschen übertrieben finden. Doch das Prinzip, seine Thesen, Argumente und Belege in eine hierarchische Ordnung zu bringen, ist nicht nur sinnvoll, sondern sogar zwingend, denn es bleibt kaum eine andere Wahl, wenn man Gedanken logisch zu aufbereiten möchte. Das "Pyramiden-Prinzip" hilft sowohl beim Erstellen der Präsentation, namentlich bei der Überprüfung und Einordnung von Einzelaspekten, als auch beim Verstehen der Gedankengänge und damit bei der Entscheidungsfindung. Je klarer die Zuhörer die gedankliche Struktur erkennen, desto geringer ist die Gefahr, dass sie sich in Einzelaspekten verlieren.

  • Hierarchische Strukturierung der Gedanken
  • Die Hierarchische Struktur einer Präsentation ("Pyramiden-Prinzip")


    Abb.: Hierarchische Struktur einer Präsentation ("Pyramiden-Prinzip")

  • Hierarchische Struktur
    in drei Stufen
  • Trotzdem gibt es eine Ausnahme von der Regel, erst die Kernaussage zu nennen und dann die Belege dafür: Diese Abfolge ist dann nicht ratsam, wenn man damit rechnen muss, dass die Zuhörer – oder auch nur ein wichtiger Teil von ihnen – die Kernaussagen spontan ablehnen, wenn sie sie ohne hinführende Argumentation sozusagen "auf nüchternen Magen" hören, und dann auch für die untermauernden Argumente nicht mehr zugänglich wären. In diesem Fall ist es ratsam, nicht mit der Tür ins Haus zu fallen, sondern durch eine schrittweise "induktive" Beweisführung den Boden für die schwer verdauliche Kernaussage zu bereiten. Eine Garantie, dass die Botschaft dann aufgrund der zwingenden Logik der Einzelargumente akzeptiert wird, ist das natürlich auch nicht. Oft versuchen die Adressaten, sobald sie den Braten riechen, die Argumente der Beweiskette zu zerpflücken. Trotzdem ist es einen Versuch wert, denn eine mögliche Ablehnung ist immer noch besser als eine sichere Abfuhr. (An dem "Pyramiden-Prinzip" bzw. der hierarchischen Struktur der Argumentation ändert dies im Übrigen nichts: Die formale Struktur "Kernaussage – unterstützende Argumente – Belege" bleibt dieselbe, nur die Reihenfolge, in der die Punkte genannt werden, unterscheidet sich.)

  • Die Ausnahme von der Regel
  • Einleitung und Schluss

     

    Nur mit Mühe in die formale Struktur einer Pyramide zu zwingen sind Einleitung und Schluss. Bei normalen Präsentationen dient die Einleitung, wie im Deutschaufsatz, der Hinführung zum Thema, und der Schluss einem Resümee, der Zusammenfassung der Lösung oder Kerngedanken, die der Zuhörer behalten sollte. Barbara Minto empfiehlt, die Einführung aus drei Elementen zu komponieren, nämlich der "Situation", der "Komplikation" und der "Lösung". Mit "Komplikation" meint sie dabei die Erklärung des Problems, dessentwegen es überhaupt erforderlich ist, sich mit der Angelegenheit zu befassen. Denn wenn es kein Problem gäbe, bräuchte man auch keine Lösung – und daher auch keine Präsentation derselben.

  • Das Problem erklären
  • Bei Lenkungsausschuss-Präsentationen ist die Situation insofern ein bisschen anders, als sie ja ein Zwischenschritt in einem fortlaufenden Arbeitsprozess sind. Man würde die Geduld der Zuhörer daher auf eine schwere Probe stellen, wenn man jedes Mal bei Adam und Eva anfinge und erklärte, aufgrund welcher "Komplikation" das Projekt eingerichtet wurde. Andererseits wäre es auch bei Lenkungsausschuss-Präsentationen ein Fehler, zu viel an Vorkenntnissen und Erinnerungen voraussetzen. Die Lenkungsausschuss-Mitglieder stecken ja nicht annähernd so tief in der Projektarbeit wie der Projektleiter und sein Team. Wenigstens ein Teil von ihnen hat sich wahrscheinlich seit der letzten Sitzung nicht mehr mit dem Projekt befasst und daher nur noch vage Erinnerungen, was beim letzten Mal Stand besprochen und verabredet wurde. Erfahrungsgemäß sind zudem wenigstens einige Teilnehmer schlecht bis gar nicht vorbereitet und wissen nicht viel mehr als, dass da ein Termin namens Lenkungsausschuss in ihrem Kalender steht.

  • Nicht zuviel an Erinnerungen voraussetzen
  • Es ist also vermutlich nicht ganz überflüssig, die Lenkungsausschuss-Mitglieder "abzuholen", sie mit einigen Sätzen auf den Stand der Dinge zu bringen und ihnen den Zweck der heutigen Sitzung zu verdeutlichen. Je nach Teilnehmerkreis kann das ein bisschen heikel sein: Sagt man zuviel, sind manche pikiert, weil sie den Eindruck haben, man würde ihnen mangelnde Sachkenntnis oder Verkalkung unterstellen. Sagt man zu wenig, ist zwar niemand pikiert, aber mancher verloren: Dann besteht die Gefahr, dass einige Teilnehmer manche Aussagen nicht einordnen können, weil sie den Zusammenhang nicht finden. Solche Passagen werden dann sehr rasch und beinahe "rückstandsfrei" vergessen. Was in der Folge leicht zu Diskussionen führen kann, die sich irgendwo zwischen Ärgernis und Peinlichkeit bewegen.

  • Die Teilnehmer "abholen"
  • Um sich und anderen dieses Dilemma zu ersparen, ist es ratsam, Lenkungsausschuss-Präsentationen mit einer Standard-Einleitung zu beginnen, die aus folgenden Elementen besteht:
    • Stand des Projekts auf dem Gesamtzeitplan (aktueller Meilenstein hervorgehoben);
    • Wichtigste Ergebnisse und Entscheidungen der letzten Lenkungsausschuss-Sitzung;
    • Ziele und Vorgehen der laufenden Projektphase;
    • Erreichter Stand (Ergebnisse / Zeitplan / Ressourcenverbrauch);
    • Kernaussagen der heutigen Präsentation.
  • Standard-Einleitung
  • Die letzten beiden Punkte sind zugleich der Einstieg in den Hauptteil der Präsentation, denn sie sind ja auch für diejenigen neu, die optimal vorbereitet sind, außer, sie hätten in der Zwischenzeit Kontakt mit dem Projekt gehabt.

  • Hauptteil
  • Auch der Schluss kann teilweise standardisiert werden:
    • Zusammenfassung der Kernaussagen;
    • Erforderliche / getroffene Entscheidungen;
    • Weiteres Vorgehen / nächste Schritte;
    • Einordnung des nächsten Schritts in den Gesamtzeitplan;
    • Vorschau auf die nächste Lenkungsausschuss-Sitzung.
  • Standard-Schluss
  • Solche Teilstandardisierungen vereinfachen nicht nur das Erstellen der Präsentation, weil sie wie eine Checkliste der Vergesslichkeit entgegenwirkt, sie helfen auch den Teilnehmern, die in der Steuerung eines Projekts ungeübt sind, ihrer Rolle gerecht zu werden, indem sie den Überblick bewahren, und sich nicht in Details verlieren. Deshalb kommen solche wiederkehrenden Elemente nicht nur der Qualität der Präsentation zugute, sondern fördern auch die Qualität der Diskussionen im Lenkungsausschuss sowie die der Informationsweitergabe an die Organisationseinheiten, denen die Lenkungsausschuss-Mitglieder angehören: Nur wer in seinem eigenen Kopf eine klare Ordnung hat, kann andere klar und nachvollziehbar informieren.

  • Mehr Trans-
    parenz für alle
  • Erstellung der "Storyline"

     

    So gut sich Einleitung und Schluss vorstrukturieren lassen, so wenig ist dies für den Hauptteil möglich – jedenfalls nicht über das Pyramiden-Prinzip hinaus. Hier hilft nur, sich auf den Hosenboden zu setzen und gemeinsam zu überlegen: Was sind die zentralen Botschaften, die der Lenkungsausschuss wissen muss oder möchte? Daraus ergeben sich die Kernaussagen: Sie bilden das gedankliche Skelett der Präsentation. Die Pyramidenstruktur ist dann eine wichtige Hilfe, vor allem um die Materialflut zu bändigen, die sich im Vorfeld von Lenkungsausschuss-Präsentationen oft ansammelt. Der entscheidende Trick ist hier, sich selbst und das Projektteam dazu zu zwingen, seine gesammelten Werke tatsächlich in Pyramiden zu ordnen. Das setzt voraus, dass man bei jedem Arbeitsergebnis entscheidet, ob es eine Kernaussage, ein die Kernthese unterstützendes Argument oder ein Beleg ist, also ein Beweisstück, das ein Argument untermauert. Dabei darf man ruhig streng sein: Jede Einzelaussage, die nicht einer übergeordneten Botschaft zuordenbar ist, ist entweder überflüssig – oder es fehlt noch die übergeordnete Botschaft, deretwegen sie wichtig ist.

  • Ordnen des gesammelten Materials
  • Oft kommt man bei der Aufbereitung des Materials mit einer dreistufigen Gliederung aus; manchmal braucht man zwischen Kernaussagen und Argumenten noch eine Zwischenebene, die man dann zum Beispiel als Teil- oder als Unteraussagen bezeichnen kann. Wichtig ist in jedem Fall, auf jeder Ebene immer nur Aussagen derselben logischen Ebene zuzulassen, also beispielsweise auf der Ebene der Argumente weder Kernaussagen noch Einzelbelege zu akzeptieren, sondern wirklich nur Argumente.

  • Die Storyline
  • Für Ungeübte ist das manchmal anstrengend, weil sie keine Übung darin haben, die logischen Ebenen verschiedener Aussagen zu unterscheiden. Empfehlenswert ist es dennoch, weil es der Schlüssigkeit und Verständlichkeit der gesamten Präsentation zugute kommt. Denn die Hoffnung, dass die Zuhörer in der Präsentation eine Logik erkennen werden, die dem Präsentierenden selbst verborgen geblieben ist, geht in aller Regel ins Leere. Der Normalfall ist im Gegenteil, dass die Verwirrung auf dem Transportweg zunimmt, weil die Zuhörer, nachdem sie eine Weile vergeblich nach dem roten Faden gesucht haben, die Suche aufgeben und entweder ganz aussteigen oder sich an Details festbeißen oder sich ihre eigene Story zusammenreimen. Die muss dann freilich mit dem, was der Präsentierende sagen wollte, nicht mehr allzu viel gemein haben.

  • Nützliche Denkübung
  • Für Ungeübte nicht unbedingt empfehlenswert ist eine Variante, die in manchen Beratungsfirmen bei erfahrenen Projektleitern recht beliebt ist. Sie schreiben einen Satz "Leerfolien", das heißt eine noch nicht mit Inhalten gefüllte Präsentation, von der sie zunächst nur die Folienüberschriften sowie einzelne Analysen skizzieren. Die inhaltliche Füllung des Rasters wird dann von den Junior-Beratern in den Wochen (oder Nächten) danach erarbeitet. Im Endeffekt läuft das auf das Gleiche hinaus wie das Erstellen der Pyramidenstruktur, nur dass die obere und die untere Ebene im Wesentlichen im Kopf des Projektleiters stattfinden. Die Kernaussagen spiegeln sich dann in Zusammenfassungs- und Übersichtsfolien wieder, die Belege in dem zunächst nur grob angedeuteten "Körper" der einzelnen Folien. Das heißt aber: Diese Methode funktioniert nur, wenn in den Überschriften tatsächlich ein- und dieselbe logische Ebene konsequent durchgehalten wird. Und das wiederum erfordert einige Übung und gedankliche Disziplin. Das kann man selbstverständlich lernen, aber es wäre ein bisschen keck, ausgerechnet damit anzufangen.

  • Vorsicht mit Leer-Präsenta-
    tionen!
  • Projektarbeit von der Storyline her planen

     

    Lernen kann man aus diesem Vorgehen hingegen, dass eine Lenkungsausschuss-Präsentation nicht unbedingt erst in der Woche vor dem Lenkungsausschuss entstehen muss. Vielmehr ist es meist eine gute Idee, die Grobstruktur ("Storyline") der nächsten Lenkungsausschuss-Präsentation schon zu Beginn der jeweiligen Projektphase festzulegen. Das hilft enorm, die Arbeit zu strukturieren, weil dann sehr viel klarer ist, auf welche Fragen eine Antwort gegeben werden muss. Und es beugt unliebsamen Überraschungen vor, wie etwa der, dass man erst kurz vor der Lenkungsausschusssitzung feststellt, dass einem für wesentliche Aussagen die Belege fehlen.

  • Die Storyline frühzeitig entwickeln
  • Natürlich ist es zu diesem frühen Zeitpunkt meist noch nicht möglich, die inhaltlichen Kernaussagen vorwegzunehmen. Und das ist auch nicht nötig; sie sollen ja durch das Projekt erst erarbeitet werden. Doch es lässt sich in aller Regel schon sehr genau sagen, welche Fragen beantwortet und welche Fakten analysiert werden müssen, um zu diesen Kernaussagen zu kommen. Es ist sehr empfehlenswert, dies frühzeitig zu machen, denn es hilft, die Weiterarbeit zu fokussieren, nichts Wesentliches zu vergessen – und sich überflüssige Untersuchungen zu ersparen. So ergibt sich letztlich aus der Storyline der künftigen Lenkungsausschuss-Präsentation der Arbeitsplan für die laufende Projektphase.

  • Verbindung zur Projektplanung
  • Literatur:
    Minto, Barbara (2005): Das Prinzip der Pyramide

     
     

    Verwandte Themen:
    Präsentation
    Projektstruktur / Lenkungsausschuss
    Projektleiter
    Projektplanung

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