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Workshops: Die Chance zum Durchbruch und wie man sie nutzt |
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Normale Teamsitzungen reichen oftmals nicht aus, um einen wirklichen
Sprung nach vorne zu schaffen besonders dann nicht, wenn
sich schon viel Material und Diskussionsbedarf angesammelt hat.
Deshalb kann es für Change Management-Projekte sehr nützlich sein,
sich einmal für anderthalb oder zwei Tage zurückzuziehen, um sich
voll auf die Materie konzentrieren zu können am besten in
einer anderen Umgebung. Allerdings macht ein "Retreat" alleine noch
keinen erfolgreichen Workshop: Wichtig sind Timing und gute Vorbereitung.
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Mehr Zeit für Fortschritte
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In den letzten Jahren hat eine Inflationierung des Begriffs "Workshop"
stattgefunden: Workshops, die in Wirklichkeit Verkaufsveranstaltungen
für Produkte oder Dienstleistungen sind, andere, die eine lockere
Frage- und Antwortrunde zu einem bestimmten (oder unbestimmten)
Thema darstellen, und solche, bei denen die Bezeichnung "Workshop"
als Exkulpation für eine unzureichende Vorbereitung dient: "Wir erarbeiten das dann online ..." |
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Workshop klingt einfach gut: Das "work" beruhigt das dienstliche
Gewissen und signalisiert, dass etwas gearbeitet werden soll
das "shop" entschärft die Drohung gleich wieder, suggeriert Auswahlmöglichkeiten
und eine gewisse Lockerheit und deutet an, dass es so schlimm nicht werden wird. Und so sehen die Ergebnisse dann auch aus:
unverbindlich und folgenlos. "Aber es war gut, dass wir einmal aus der gewohnten Umgebung herausgekommen sind." |
Was ist eigentlich ein Workshop?
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Was ist das Besondere an einem Workshops? Von einem
Seminar
unterscheidet er sich dadurch, dass es nicht um die Vermittlung
definierter Lerninhalte geht, sondern um die Erarbeitung von Lösungen.
Von einer Tagung dadurch, dass es nicht bloß um die gegenseitige
Präsentation und Diskussion von Arbeitsfortschritten geht, sondern
um das Erreichen gemeinsamer Resultate. Und von einer Teambuilding-Veranstaltung
dadurch, dass es nicht primär um die Verbesserung der gegenseitigen
Beziehungen geht, sondern um Ergebnisse, auf denen die gesamte Weiterarbeit
aufbauen soll. Aber die Grenzen sind fließend. |
Erarbeitung von Ergebnissen |
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Der richtige Zeitpunkt |
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Damit bei einem Workshop etwas heraus kommt, müssen verschiedene
Voraussetzungen gegeben sein. Das beginnt mit dem Timing. Diese
Methode eignet sich nicht für jeden Zeitpunkt in der Projektarbeit.
So banal es klingen mag, so wichtig ist: Ein Workshop macht nur
Sinn, wenn eine Aufgabenstellung vorliegt, die innerhalb eines Workshops
sinnvoll bearbeitet werden kann. |
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Deshalb ist ein Workshop zum Beispiel keine geeignete Methode für
eine gründliche Bestandsaufnahme.
Dafür sind in der Regel zu viele Informationen nicht verfügbar,
was die Versuchung und die Gefahr birgt, sie durch Erfahrungen,
Vermutungen und Annahmen zu ersetzen. Auch für das Zusammentragen
und die sorgfältige Analyse von Zahlen, Daten und Fakten ist Einzelarbeit
in der Regel die bessere Methode. Solange die analytische Vorarbeit
nicht gemacht sind, kann ein Workshop sogar ausgesprochen kontraproduktiv
sein. Denn Gruppen neigen dazu, sich auch bei dünner Faktenlage
auf eine gemeinsame Sicht der Realität zu einigen. Und dieser
emotionale Konsens
kann, wenn man Pech hat, ziemlich weit an der Realität vorbei gehen
mit der Folge, dass das Team seine Lösungen auf Sand baut. |
Ungeeignet für Bestands-
aufnahme |
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Ein idealer Zeitpunkt für einen Workshop ist, wenn alle wesentlichen
Fakten auf dem Tisch liegen und es nun darum geht, sie zu bewerten,
die richtigen Schlussfolgerungen abzuleiten und sich zu belastbaren
Lösungsansätzen durchzukämpfen. Also in Situationen, in denen Diskussionsbedarf besteht und Zeit und Raum für die Entstehung kreativer Ideen benötigt wird. Wenn es hingegen darum geht, die
gefundenen Lösungen feiner auszuarbeiten, ist das wieder eher ein
Thema für Einzelarbeit oder Kleinteams. |
Ideal für die Entwicklung
von Lösungen |
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Ein weiterer klassischer Zeitpunkt für Workshops ist der Start der Umsetzung. Ein
Workshop ist zum Beispiel eine gute Methode, wenn es darum geht,
Mitarbeiter, die bislang wenig mit einem Projekt zu tun hatten (aber hoffentlich regelmäßig über dessen Fortgang informiert
wurden), mit den gefundenen Lösungen vertraut zu machen, sich mit
ihren unvermeidlichen Fragen, Einwänden und Vorbehalten auseinander
zu setzen, sie in die Ausgestaltung einzubeziehen und das weitere
Vorgehen zu verabreden. |
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Zahlreiche Fallbeispiele zu den unterschiedlichsten Typen von Change-Projekten finden Sie in meinem Buch "Change! – 20 Fallstudien zu Sanierung, Turnaround, Prozessoptimierung, Reorganisation und Kulturveränderung" (Schäffer-Poeschel, 2. erweiterte Auflage 2015). Es vermittelt Ihnen einen breiten Überblick über die unterschiedlichsten Arten von Veränderungsprozessen und zeigt Ihnen, worauf es jeweils ankommt, um Ihre Change-Vorhaben zum Erfolg zu führen.
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Workshop-Gestaltung |
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Für die Gestaltung eines Workshops ist wichtig, die richtige Mischung
aus Offenheit und Strukturierung zu finden. Man kann einen Workshop
nicht durchorganisieren wie eine Militärparade wenn man es
doch versucht, tötet man seinen kreativen Geist. Wenn man hingegen
erst während des Workshops mit dessen Vorbereitung beginnt, läuft
man Gefahr, viel Zeit und Energie für unergiebige Verfahrensdiskussionen
zu vergeuden, sich, weil nichts voran geht, gegenseitig zu frustrieren und schließlich mit ziemlich mageren Ergebnissen nach Hause zu fahren. |
Mischung von Offenheit
und Strukturierung |
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Die Stimmung
bei einem Workshop hängt stark davon ab, ob die Gruppe das
Gefühl hat, produktiv zu sein und wirkliche Fortschritte zu machen.
Dass es dazu kommt, lässt sich nicht erzwingen auch Widerstände, Konflikte und
Krisen
gehören nun einmal auch dazu. Aber man kann wenigstens einige Hindernisse
aus dem Weg räumen, die den Fortgang unnötig erschweren würden.
Die drei wichtigsten Mittel dazu sind eine gute Vorbereitung, gelegentlicher
Methodenwechsel und eine gute Prozess-Moderation. |
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Was die Vorbereitung betrifft, ist es nicht ideal, dass sich der
Projektleiter einen Ablauf ausdenkt, ihn zu Beginn des Workshops
abnicken lässt und dann loslegt. Das endet meistens damit, dass
die von der Gruppe nicht verinnerlichte Struktur spätestens nach
ein paar Stunden durch den Gang der Ereignisse überrollt wird. Besser
ist, sich auf der Teamsitzung vor dem Workshop über drei Fragen
Gedanken zu machen:
- Wo stehen wir und was ist die größte Schwierigkeit
/ Herausforderung, die wir momentan vor uns haben?
- Was wollen wir am Ende des Workshops erreicht haben?
(Möglichst konkret: Einmal angenommen, der Workshop wäre ein voller
Erfolg: An welchen nachprüfbaren Tatsachen würde man es erkennen?)
- Wie wollen wir vorgehen, um dieses Ziel zu erreichen?
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Leitfragen zur Vorbereitung
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Wichtig ist, nicht zu viel (und vor allem: möglichst wenig zusätzliche
Themen) in die verfügbare Zeit zu packen. Das erfordert einen Schuss Disziplin, denn wenn der Termin für einen Workshop erst einmal festgelegt ist, besteht die Verlockung, weitere offene Themen dorthin zu schieben: "Das diskutieren wir dann in der Klausur!" Doch auch hier gilt das
eherne Gesetz jeder Arbeitsplanung: "Es dauert länger." Zweckmäßig
ist, eine grobe Zeitstruktur festzulegen nicht um sie sklavisch
einzuhalten, sondern um es rechtzeitig zu bemerken, wenn der Workshop
zeitlich aus dem Ruder läuft. |
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Methodenwechsel |
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"Ein bisserl Methodenwechsel" soll heißen, dass es auf die Dauer
fad wird, wenn man die ganze Zeit bloß um den Tisch herumsitzt und
diskutiert insbesondere in größeren Gruppen. Hier kommt ein
bisschen Abwechslung sowohl der Konzentration als auch der Kreativität zugute und wahrscheinlich auch dem Klima.
Das müssen keine ausgefallenen Techniken und Verfahren sein
hier sollte man sich als Moderator keinen überflüssigen Druck machen.
Schon ein paar ganz banale Sachen eine Runde Arbeitsgruppen
zwischendurch, eine "schriftliche Diskussion" mit Kärtchen, ein
harmloses Brainstorming können
den Zweck voll erfüllen. |
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Wenn die Gruppe oder einzelne Teammitglieder "methodenfreudiger"
sind, kann man darüber natürlich auch hinausgehen jedenfalls
so lange, wie es für die Gruppe annehmbar und für den Arbeitsfortschritt
zuträglich ist. Es macht jedoch keinen Sinn, in eine wilde Methodenhuberei
zu verfallen. Methoden sind kein Selbstzweck, und sie sind auch
nicht der unfehlbare Weg zur ewigen Seligkeit, sondern sie sollen
den Arbeitsprozess unterstützen. Das heißt, sie können nicht nur
nützlich, sondern auch hinderlich, im Extrem sogar schädlich sein.
Und wenn das der Fall ist, sollte man sie auslaufen lassen oder,
wenn das zu viel Zeit kosten würde, auch abbrechen. |
Aus Methoden keine
Heilslehre machen |
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Sie planen gerade ein Change-Projekt, bei dem es um derartige Themen geht? Oder haben eine verwandte Fragestellung, zu der Sie fachkundige Unterstützung oder eine kompetente Hintergrund-Beratung suchen? Dann sprechen Sie uns gerne an!
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oder Telefon +49 / 9961 / 910044 |
Wir unterstützen Sie gern!
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© 2001 Winfried Berner / letzte Aktualisierung 13.7.2017 – vollständige oder auszugsweise Wiedergabe, gleich in welcher Form, honorarpflichtig und nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung / Zitate im üblichen Umfang mit Quellenangabe gemäß wiss. Zitationsregeln zulässig. Näheres siehe Nutzungsbedingungen. |
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