Integrationskonzept: Das neue Unternehmen schnellstmöglich arbeitsfähig
machen |
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Winfried Berner, Die Umsetzungsberatung |
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Jede Fusion und jede Übernahme – und nebenbei gesagt, auch jede
Umstrukturierung – ist eine massive Beeinträchtigung des operativen
Geschäfts, also genau dessen, wovon die beteiligten Unternehmen
leben. Die Mitarbeiter und Führungskräfte sind primär mit ihren
eigenen Sorgen beschäftigt, Kunden werden vernachlässigt, Spielzüge
von Wettbewerbern zu spät erkannt und beantwortet, Projekte bleiben liegen,
gesetzte Ziele werden nicht weiter verfolgt, Veränderungsinitiativen
verpuffen. In dieser Phase ist die Verwundbarkeit durch Angriffe von Wettbewerbern extrem hoch. Die zentrale Aufgabe des Integrations-Managements ist,
die Störungen zu kurz wie möglich zu halten, ihren Schaden zu
begrenzen und das neue Unternehmen so rasch wie möglich wieder handlungsfähig
zu machen – und dabei die versprochenen Synergieziele
zu erreichen. |
Massive Störung des
Geschäft |
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Aus zwei (oder drei) Unternehmen ein funktionsfähiges neues zu
machen, ist eine unglaubliche Menge Arbeit, und es hat eine höllische
Komplexität. Außerdem besteht immer die Verlockung, bei Gelegenheit
der Fusion noch ein paar andere Dinge – eine neue Strategie,
eine Umstellung der Logistik, eine neue Vertriebsstruktur – "mitzuerledigen".
In der Tat kann man, wie ein Kollege einmal treffend gesagt hat,
"bei einer Fusion viele Dinge durchsetzen, die unter normalen Bedingungen
niemals durchsetzbar wären". Doch muss man sehr aufpassen, dass
man sich dabei nicht überhebt. Denn schon die Dinge, die unabweisbar getan
werden müssen, genügen völlig, um alle verfügbaren Kräfte bis zum
Anschlag auszulasten. Es ist daher klüger, alle weiteren Schritte
unmittelbar nach erfolgter Integration anzuschließen als in einer
ohnehin äußerst komplexen und stressreichen Situation noch zusätzliche
Komplexität "draufzusatteln". |
Konzentration aufs
Unerlässliche |
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Schon aus blankem Eigeninteresse sollten Sie alles daran setzen,
die Zeitspanne, in der die alten Unternehmen nicht mehr funktionieren
und das neue noch nicht, so kurz wie möglich zu halten. Denn in
dieser Übergangsphase ist Ihr neues Unternehmen so angreifbar und
verletzlich wie ein Vogel in der
Mauser. Konkurrenten umwerben Ihre Kunden, Headhunter Ihre besten
Mitarbeiter, Analysten suchen nach
Frühindikatoren für Erfolg oder Misserfolg der Integration, Journalisten
eine möglichst spektakuläre Story – wohl wissend, dass Krisen und
Konflikte mehr Auflage bringen als langweilige Fortschrittsberichte. Je länger die
Lähmung anhält, desto mehr Erfolg haben all diese "Beutegreifer".
In den USA gibt es inzwischen Ratgeber, wie man am meisten Kapital
aus Fusionen und Umstrukturierungen von Wettbewerbern schlagen kann
(z.B. Grubb / Lamb 2000) – gehen Sie
davon aus, dass solche Bücher auch auf unserer Seite des Atlantik
gelesen werden! |
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Schnellstmöglich wieder handlungsfähig werden |
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Die entscheidenden Weichen für das Gelingen oder Scheitern einer
Fusion werden innerhalb der ersten Wochen gestellt. Um die Phase
der Lähmung möglichst kurz zu halten, muss das Top-Management sich
darauf konzentrieren, einige zentrale Entscheidungen so rasch wie
möglich zu treffen. Voraussetzung dafür ist ein durchdachtes Integrationskonzept,
das glasklare Prioritäten
für die ersten Wochen und Monate liefert. Es ist absolut tödlich,
wenn man sich in dieser entscheidenden Phase in "nachgeordneten
Dringlichkeiten" verliert. Dann besteht die reale Gefahr, dass das
Management die Gesetze des Handelns aus der Hand verliert und vom
Treiber zum Getriebenen wird. Damit wäre die Fusion auf dem
Wege des Scheiterns. |
Klares Konzept erforderlich |
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Wie viel Arbeit bei einer Integration anfällt, wird sichtbar, wenn
man sich einmal eine Liste der standardmäßig anfallenden Integrationsaufgaben
macht: |
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- Neue Aufbauorganisation
- Künftige Vertriebsstrukturen (Vertriebskanäle und -linien
/ Zweigstellen / Händler / Auslandsniederlassungen)
- Bereinigung Produktsortiment
- Neuordnung Produktionsstruktur
- Neuordnung Beschaffung und Logistik
- Neuordnung After Sales Service (Service, Wartung, Ersatzteillogistik,
...)
- Zusammenführung Rechnungswesen / Berichtswesen / Controlling-Systeme
- Zusammenführung IT-Systeme
- Zusammenführung Verwaltungsfunktionen
- Stellenbesetzungen
- Einheitliche Gehaltsstruktur
- Zusammenführung Führungssysteme
- Kulturelle Integration
- Strategiekonforme Neuausrichtung der Unternehmenskultur
- ...
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Trotz ihrer Länge ist diese Liste in doppelter Hinsicht unvollständig:
Erstens berücksichtigt sie weder die Besonderheiten der jeweiligen
Branche, aus denen sich zusätzliche Aktionsfelder ergeben können,
noch die Überlappungen und damit die Synergiepotenziale
der fusionierenden Unternehmen. Zweitens sagt sie nichts über Prioritäten.
Schon beim ersten Blick auf die Liste sieht man aber, dass für die
Wiederherstellung der Handlungsfähigkeit nicht alle Themen gleich
wichtig und gleich dringlich sind. Auch innerhalb der einzelnen Kategorien
kann es Abstufungen geben. Beispielsweise wird es in aller Regel
weder möglich noch notwendig sein, die gesamten IT-Systeme in einem
Anlauf zu integrieren; im Normalfall wird es sinnvoll sein, sie in mehreren
Etappen, gestuft nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, zusammenzuführen. |
Besonderheiten des konkreten Falls
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Dieser Artikel ist ein Auszug aus meinem neuen Buch "Systemische Post-Merger-Integration – Dem Culture Clash zuvorkommen und Unternehmenskulturen wirklich integrieren" (Schäffer-Poeschel 2017). Es gibt Ihnen eine systematische, leicht verständliche Einführung in das Gesamtthema und zeigt, wo die Fallstricke bei der Integration von Unternehmen liegen und worauf Sie Ihr Augenmerk richten sollten, um Ihre Integration zum Erfolg zu führen.
Mehr Informationen über das Buch "Systemische Post-Merger-Integration"
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Buchhinweis "Systemische Post-Merger-Integration"
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Vier Faustregeln für das Integrationskonzept |
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Dennoch lässt die Aufstellung erahnen, dass man allein mit diesen
Aufgaben die gesamte Führungsmannschaft für lange, lange Zeit beschäftigen
könnte – und damit genau in die beschriebene Lähmungsfalle ginge.
Hier vier praktische Leitlinien, wie Ihr neues Unternehmen so rasch wie möglich wieder
handlungsfähig wird: |
Die richtigen Prioritäten |
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Vitalfunktionen zuerst. Die erste Phase der Integration
muss sich auf die lebenswichtigen Funktionen konzentrieren. Tausend
andere Dinge wären auch wichtig und dringlich, gleich ob es sich
um die Bereinigung der Produktpalette, die Anpassung der Vergütungssysteme
oder die Vereinheitlichung des Berichtswesens handelt. Trotzdem
können sie, ohne wirklichen Schaden anzurichten, für eine Übergangszeit
nebeneinander her laufen. Sie sind die zweite Priorität im Verhältnis
zur blanken Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit. Wirklich lebenswichtig
sind, wenn man es genau betrachtet, nur drei Dinge: erstens die
Zahlungsströme, zweitens die Ursachen hierfür, also die Wertschöpfungskette
vom Vertrieb über Produktion und Logistik bis hin zu den operativen
Servicefunktionen, und drittens, als deren Voraussetzung, die Eckpfeiler
der Infrastruktur, insbesondere die neue Aufbauorganisation, die zentralen
IT-Systeme und die Stellenbesetzungen. |
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Struktur vor Kultur. Strukturen lassen sich leichter und
schneller verändern als Gewohnheiten, die Grundbausteine der Unternehmenskultur(en). Zwar werden schon beim ersten Zusammentreffen der Integrationsteams
und im Grunde auch schon davor (z.B. in der Verhandlungsphase) die
bestehenden Kulturen (= Gewohnheiten) wirksam; man kann Kultur also
nicht "zurückstellen" oder ausblenden, bis die "Sacharbeit" gemacht
ist. Dennoch ist es aus zwei Gründen ratsam, sich zunächst einmal
auf die strukturellen Entscheidungen, wie Aufbauorganisation, Stellenbesetzungen
etc. zu konzentrieren. Denn erstens geben Strukturen den Mitarbeitern
Halt und Orientierung und reduzieren damit Unsicherheit, und zweitens schaffen
sie Tatsachen. Sobald Strukturentscheidungen getroffen und umgesetzt
sind, werden sie durch die "normative Kraft des Faktischen" unterstützt:
Man hat dann eben einen neuen Chef und ganz bestimmte Aufgaben;
beidem kann man sich nicht ohne Weiteres entziehen. An eine echte
kulturelle Integration
sollte man erst gehen, wenn die Strukturen stehen und die Führungsfunktionen im Wesentlichen besetzt sind. |
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Intensive Kommunikation. Je größer die Verunsicherung, desto
wichtiger ist Kommunikation.
Denn wenn die Mitarbeiter nicht oder nur verspätet, nachlässig
und unzureichend informiert werden, registrieren sie dies natürlich,
interpretieren es und ziehen Schlussfolgerungen daraus: Der ideale Nährboden für Gerüchte
und Spekulationen. Eine erfolgreiche Integration kann nur gelingen, wenn das Top-Management intensiv und offen kommuniziert
und dabei einerseits Orientierung gibt, andererseits auf
die Ängste
und Interessen,
aber auch auf die Sachargumente der Mitarbeiter aller Ebenen eingeht.
Wenn Sie Ihre besten Mitarbeiter nicht verlieren
und die gesamte Belegschaft nicht demotivieren wollen, sollten Sie Kommunikation daher zu einer
Ihrer Top-Prioritäten für Ihr Management der Integration machen. |
"Intensive Kommunikation" |
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Neue Herausforderungen. Oft wird versucht, die kulturelle
Integration über Kultur-Workshops oder ähnliche Veranstaltungen
zu fördern. Wie viel dies bringt, ist schwer zu beurteilen: Manche
schwören darauf, aber die Reaktionen der Betroffenen sind oftmals
eher verhalten. Und dass ein paar Workshops zum Entstehen einer
gemeinsamen Kultur führen sollen, ist auch nicht unbedingt plausibel.
Der beste Weg, getrennte Kulturen
zusammenzuführen, ist nach meiner Überzeugung, das neue Unternehmen,
sobald die gröbsten Integrationsaufgaben abgeschlossen sind, mit
einer gemeinsamer Aufgabe zu konfrontieren, die Mitarbeiter und
Manager aufs Äußerste fordert und sie unabhängig von ihrer Herkunft
zur Zusammenarbeit zwingt. Dies ist zugleich auch die wirksamste
Vorgehensweise, um Abstoßungsreaktionen
zu vermeiden. |
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"Pre-Merger-Integration" |
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Vor Jahren hatten wir unter Kollegen eine angeregte Diskussion
über Pre- und Post-Merger-Integration. Bis irgendein Spielverderber
fragte, was eigentlich unter Pre-Merger-Integration zu verstehen
sei – er könne sich unter einer Integration schon vor dem Zusammenschluss
nichts vorstellen. Nach einer kurzen Pause, die von einer gewissen Ratlosigkeit
gekennzeichnet war, wurde der Begriff Pre-Merger-Integration wegen des
dringenden Verdachts auf Gegenstandslosigkeit fallen gelassen. |
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Einige Fusionen später würde mir bewusst, dass es so etwas wie
"Pre-Merger-Integration" sehr wohl gibt, auch wenn der Begriff vielleicht nicht ganz glücklich ist. Zwar können und dürfen konkrete
Integrationsmaßnahmen in der Tat erst nach Vollzug des juristischen
Zusammenschlusses gestartet werden; dennoch können und müssen die Vorbereitungen für
die Integration bereits davor beginnen – nicht auf öffentlicher Bühne,
aber zum einen mit konzeptionellen Vorarbeiten, zum anderen mit
der Überprüfung aller größeren Maßnahmen, die die fusionierenden
Unternehmen geplant hatten und für die vielleicht auch schon die
Mittel freigegeben waren – Investitionen, Umbauten, Anschaffung
von Hard- und Software, aber auch Stellenbesetzungen und Beförderungen. |
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Schon zu dem Zeitpunkt, wo sich ein Zusammenschluss konkret abzeichnet,
ist es sinnvoll, sowohl alle größeren Investitionen als auch Umstrukturierungen
auf Eis zu legen und sie vor ihrem Vollzug darauf zu überprüfen, ob sie
auch unter der Bedingung eines Zusammenschlusses sinnvoll sind.
Und sie zu stoppen, wenn dies ungewiss oder gar zweifelhaft
ist. Das Gleiche gilt auch für Beförderungen und die Besetzung freigewordener
Stellen Natürlich kann das für die Betroffenen frustrierend sein
und zu sehr verärgerten Reaktionen führen – sinnvoll ist es trotzdem,
weil die betreffenden Weichenstellungen mit der Fusion nutzlos,
vielleicht sogar kontraproduktiv wären. |
Überprüfung von Investitionen
und Stellen-besetzungen
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In der Realität passiert nicht selten das genaue Gegenteil: Kurz
vor "Torschluss" werden noch schnell Beförderungen ausgesprochen
oder Investitionen getätigt, sei es um Fakten zu schaffen, um den
eigenen Leuten etwas Gutes zu tun oder
um das eigene Unternehmen in eine günstigere Ausgangsposition für
das unvermeidliche interne Benchmarking zu bringen. Im Einzelfall
kann das an den Straftatbestand der Untreue (§266
StGB) heranreichen; in jedem Fall aber sollten Sie sich, wenn
dies geschehen ist, sehr genau überlegen, ob Sie die Zukunft des
neuen Unternehmens auf Manager aufbauen wollen, die gezeigt haben,
dass sie keine Skrupel haben,
derartige "Cleverness" zu Lasten des Unternehmens an den Tag zu
legen. |
Schaffen vollendeter
Tatsachen |
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Der Trick mit der Vorbereitung |
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Der wichtigste Teil der "Pre-Merger-Integration" aber ist das Vorausdenken.
Es wäre ein großer Fehler, mit der Planung der Integration erst
dann zu beginnen, wenn alle Verträge unterschrieben und von den
zuständigen Gremien verabschiedet sind, und ein noch größerer, damit erst nach dem Closing zu beginnen, also nach dem formalen Inkrafttreten des Mergers. Wer sich dann erst an die
Arbeit macht, riskiert, die Integration mit einem Fehlstart von vornherein in größte Not zu bringen. Denn in Ermangelung eines klaren Konzeptes ist er
dann auch nicht dazu in der Lage, seine
Führungsrolle auf klare und verlässliche
Weise auszufüllen; dies verunsichert alle Beteiligten und ermutigt
ausgerechnet diejenigen, die in einer solchen Situation vor allem
ihre eigenen Schäfchen ins Trockene bringen wollen. |
Vorbereitung: Voraussetzung
für klare Führung |
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Im Grunde lassen sich sehr viele Dinge ab dem Zeitpunkt vorausdenken,
an dem man sich für ein konkretes Akquisitionsziel entschieden hat –
spätestens aber dann, wenn der "Letter of Intent" (eine Art Vorvertrag)
unterzeichnet ist: |
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- Welche Integrationstiefe soll angestrebt werden? Muss bzw. soll eine vollständige Verschmelzung
herbeigeführt werden, genügt eine Teilintegration, oder
können bzw. sollen die Unternehmen weitgehend unabhängig bleiben,
wenn nur die Schnittstellen und Spielregeln klar definiert sind?
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- Welche Funktionen müssen mit oberster Priorität
und so schnell wie möglich zusammengeführt werden, damit das neue
Unternehmen handlungsfähig ist (siehe oben)? Welche Überlappungen sollen oder
müssen sofort nach dem Merger (bzw. sehr kurzfristig) aufgelöst
werden sollen? Auf welche Weise?
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- Wo liegen die wesentlichen Synergiefelder,
um deretwillen die Fusion oder Übernahme stattfindet, und auf welche
Weise sollen die Synergien gehoben werden?
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- Welche Fusionsstrategie soll gewählt werden – ein echter "Merger
of Equals", eine Eingliederung
oder eine Mischform? Wie soll dies konkret abgewickelt werden und
mit welchem Zeithorizont?
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- Soll die Integration auf eigene Faust durchgeführt
werden oder mit Unterstützung externer Berater?
(Letzteres ist in jedem Fall ratsam, wenn Sie und Ihr Team wenig Erfahrung im
Management von Integrationen haben. Denn die Sache ist zu wichtig und zu heikel, um auf offener Bühne zu üben.) Welche Beratungsfirmen kommen
in Frage? Wann sollen sie eingebunden werden – bereits in der Planung
der Integration (also mehr oder weniger sofort) oder erst bei deren
Umsetzung? Wie soll die Beraterauswahl (Firma / konkrete Personen)
erfolgen? Wie wird gewährleistet, dass die Beratungsfirma
die nötigen Kapazitäten / Personen für den Tag X bereithält?
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- Auf welche Schwerpunkte soll sich die erste Phase der Integration konzentrieren? Welche
Integrationsaufgaben können auf eine zweite oder eine spätere Phase
zurückgestellt werden?
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- Welche Integrationsteams sollen eingerichtet werden?
Wer soll sie leiten? Wie lautet ihr konkreter Auftrag?
Mit welchen Personen / Funktionen sollen sie besetzt werden? Soll
dabei auf Ausgewogenheit zwischen den Ursprungsfirmen geachtet werden?
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- Wie soll die Gesamtsteuerung des Integrationsprozesses
organisiert werden? Wie soll sich der Lenkungsausschuss zusammensetzen?
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- Wie soll die neue Organisationsstruktur aussehen?
Wie sieht voraussichtlich das künftige "Leer-Organigramm" aus?
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- Wie, wann und auf welchem Weg soll die Kommunikation der Fusion oder Übernahme an die Mitarbeiter / Führungskräfte / Betriebsräte erfolgen? Wie wird sichergestellt, dass sie diese Nachricht nicht – mit entsprechend negativen Motivationsfolgen – aus der Zeitung
erfahren? Wie geht der Kommunikationsprozess danach weiter und wer
ist für ihn verantwortlich?
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- Wer ist für die Information des Betriebsrats über
die vorgesehene Betriebsänderung
und das Verhandeln eines Interessenausgleichs
und Sozialplans gemäß §§ 111 ff. BetrVG verantwortlich? Mit
welchem Ziel soll verhandelt werden – mit dem einer möglichst kostengünstigen
Einigung oder mit dem einer schnellstmöglichen Lösung?
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- Falls zur Erzielung der Synergieziele Personalabbau erforderlich ist, wann, wie und durch wen wird dies kommuniziert?
Wer ist verantwortlich für die rechtlich
korrekte und menschlich anständige Abwicklung?
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- Wie wird gewährleistet, dass sich die Integration
nicht ausschließlich auf Kostensynergien konzentriert, sondern möglichst von Anfang an auch darauf, aus der
Fusion Wettbewerbsvorteile im Markt und zusätzliches Wachstum zu erzielen?
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Durch Vorausdenken Herr des Verfahrens bleiben |
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Natürlich kann es passieren, dass ein Teil dieser Vorausplanungen
noch einmal korrigiert werden muss, weil sich grundlegende Eckdaten
ändern – sei es, dass die Kartellbehörden den Verkauf von Unternehmensteilen zur Auflage für ihre Zustimmung machen, dass sich bei genauerem
Kennenlernen des anderen Unternehmens herausstellt, dass man in
Teilbereichen falsche Annahmen über die Synergiepotenziale gemacht hat, oder wenn vor oder während
der laufenden Integration wichtige Personen von sich aus das Unternehmen verlassen. |
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Dennoch macht wohl nicht nur die Länge der Liste, sondern auch die
Komplexität der zu treffenden Entscheidungen samt ihrer Wechselwirkungen
deutlich, dass man in Teufels Küche käme, würde man sich all diesen
Fragen erst nach der Unterschrift oder gar erst nach dem "Closing" zuwenden. Die einzige Chance, Herr des Verfahrens zu bleiben, ist, vorauszudenken, was sich immer vorausdenken und -planen lässt. |
Vorausdenken, was sich vorausdenken lässt |
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Wer angesichts einer so komplexen Herausforderung kein klares Konzept hat,
ist logischerweise auch außerstande, anderen Orientierung zu vermitteln.
Während sich aber im Tagesgeschäft vieles von selbst organisiert,
sollte man in der Gemengelage einer Fusion besser nicht auf Selbstorganisation
oder, wie es zeitgeistig geheißen wird, auf "Autopoiesis" hoffen. In der unübersichtlichen, von Interessenkonflikten geprägten PMI-Situation
ist das einzige, was sich von selbst organisiert, eine Lagerbildung, die zu einer lähmenden Patt-Situation bei vielen anstehenden Entscheidungen führt. Ein Führungsvakuum in einer Integration bewirkt einen sprunghaften
Anstieg von Reibungsverlusten, eine krasse Verlangsamung der Entscheidungsprozesse
und, daraus resultierend, wachsende Konfusion und Resignation. |
Vergessen Sie Selbstorganisation!
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Machen Sie sich keine Sorge, dass Ihnen eine so akribische Planung nicht genügend Raum zur Entfaltung Ihres Improvisationsvermögens lässt: Auch bei der besten Planung wird es noch viel Bedarf
für Improvisation geben. Doch ohne Vorplanung besteht die Gefahr,
unter dem massiven Stress in der geballten Komplexität frühzeitig die Übersicht
zu verlieren – und damit an der Integrationsaufgabe zu scheitern. |
Es bleibt genügend Raum für Improvisation |
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© 2002, 2003 Winfried Berner / letzte Aktualisierung 25.8.2017 – vollständige oder auszugsweise Wiedergabe, gleich in welcher Form, honorarpflichtig und nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung / Zitate im üblichen Umfang mit Quellenangabe gemäß wiss. Zitationsregeln zulässig. Näheres siehe Nutzungsbedingungen. |
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