Methoden der Veränderung

Kickoff-Meeting: Für einen guten Start sorgen

Es scheint, als könne man bei einem Kickoff-Meeting (also der Auftakt-Sitzung eines neuen Projekts) nicht allzu viel falsch machen. Aber nicht selten gelingt es dann doch. Das ist deshalb fatal, weil der Auftakt die Erwartungen sowohl der Projektmitglieder als auch der interessierten Beobachter prägt. Hier trifft jeder einzelne die Vorentscheidung, welche Erfolgschancen er dem Projekt gibt, welche Bedeutung er ihm persönlich beimisst und wie sehr er sich engagieren wird. Deshalb ist das Kickoff-Meeting eine wichtige Weichenstellung: Wenn ein Projekt erst mal schief auf die Spur gesetzt ist, dann kostet die Korrektur sehr viel Zeit und Mühe. Falls sie überhaupt gelingt.

Die Aufgabe des Kickoff-Meetings im Change Management ist es, einem neu beginnenden oder in eine neue Phase startenden Projekt einen guten Start zu verschaffen. Leisetreterei oder entmutigende Signale sind hier ebenso wenig angebracht wie euphorische oder sonstwie überzogene Auftritte. Besonders zu warnen ist vor "Heroismus praecox", dem (Maul-)Heldentum in Abwesenheit des Feindes, der sich zum Beispiel in Sprüchen äußern kann wie: "Mir ist durchaus klar, dass dieses Projekt nicht jedem hier im Haus in den Kram passt. Doch wer sich ihm in den Weg stellt, hat sich die Folgen selbst zuzuschreiben!" Wer den Mund so voll nimmt, muss im Ernstfall auch liefern – und setzt seine Glaubwürdigkeit aufs Spiel, wenn er es nicht tut.

Wie verheerend sich falsche Signale beim Kickoff auswirken können, hat mir vor Jahren ein Freund und Kollege berichtet. Danach hatte ein Vorstandsmitglied die Klausurtagung zum Projektstart mit einer flammenden und begeisternden Rede eröffnet. Er unterstrich, welch immense strategische Bedeutung das Projekt für die Zukunft des gesamten Unternehmens habe, und betonte, dass angesichts dieser höchsten Priorität Konflikte mit dem Tagesgeschäft auch mal zu Lasten des Tagesgeschäfts gelöst werden müssten. Er persönlich werde sich viel Zeit für das Projekt nehmen, und seine Tür stehe für die Projektmitglieder immer offen. Die Teammitglieder waren begeistert und stolz, für so eine wichtige Aufgabe ausgewählt worden zu sein. Er beendete seine Ansprache mit den Worten, dass er zu seinem großen Bedauern am Rest der Klausur nicht teilnehmen könne – er habe wichtige Termine. Von dieser "Motivation" hat sich das Projekt nicht wieder erholt.

Ein anderes Beispiel musste ich selbst miterleben, als der eine der beiden Geschäftsführer das erste Treffen von ca. 30 Teammitgliedern unkonzentriert mit den Worten eröffnete: "Ja also, meine Damen und Herren, weshalb sind wir noch mal hier? Sie werden es ja schon gehört haben, wir haben jetzt so ein Projekt ... – natürlich, Sie wissen das ja aus der Einladung. Es geht dabei um ... – na ja, das brauche ich eigentlich auch nicht noch einmal zu erklären, das stand ja auch in der Einladung. Wo ist noch mal die Liste, zu welchen Teilprojekten wir Sie eingeteilt haben?" Während er nach dem Zettel fummelte, saß der andere Geschäftsführer lustlos dabei und machte durch Haltung und Gesichtsausdruck unmissverständlich deutlich, dass ihn die ganze Sache nichts anging. Unmittelbar nach der Sitzung versuchten die ersten Teilnehmer, sich mit unterschiedlichsten Vorwänden und Gründen aus dem Projekt abzusetzen. Und noch Wochen später, als das Projekt einigermaßen in Fahrt gekommen war, hatten sich die Teilnehmer vom Schock dieses Kickoffs nicht völlig erholt.

Ein Kickoff-Meeting, das diese Ziele erreicht, lässt sich nicht aus dem Ärmel schütteln; es erfordert Vorarbeit und Vorbereitung, sowohl was die Inhalte als auch was die Dramaturgie betrifft – wie so oft im Change Management.

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